I Voksenhandicap i Aalborg Kommune har chef Lene Kalstrup fundet balancen i ligningen med økonomisk styring, faglig motivation og kvalitet i sagsbehandlingen. Det giver færre klager fra borgerne, selvledende medarbejdere, der er mere motiverede, og grønne tal på bundlinjen.
Af journalist Tina Juul Rasmussen // tina@juul-kommunikation.com
Da Lene Kalstrup trådte ind i chefstillingen for Voksenafdelingens Visitation i Aalborg Kommune, var retorikken blandt medarbejderne, at de slukkede ildebrande. Broen kunne ikke længere nå over kløften mellem ressourcer og krav, uanset hvor hurtigt de løb.
Det valgte den nye chef at ‘nulstille’, som hun udtrykker det.
– Jeg valgte at tænke og tale om det på en anden måde: Hvordan kan vi skabe en robust og bæredygtig organisation, som er i stand til at imødekomme de krav, borgerne og andre møder os med? Vi stod med et økonomisk overforbrug og en dagsorden med ildebrande i sagsarbejdet … De udfordringer skulle jeg på en eller anden måde løse sammen med mit hold. Det krævede en meget målrettet indsats: at skabe en økonomi i balance, et flow i sagsbehandlingen og motivation i det faglige arbejde, fortæller Lene Kalstrup.
I hendes optik var og er der én motor, som driver arbejdet fremad: medarbejdernes hoved, hænder og motivation til at udtænke kreative og bæredygtige løsninger.
– Som myndighed skal vi både sikre, at borgerne får de ydelser og indsatser, de har krav på, og at de afgørelser, vi træffer, er i overensstemmelse med loven. Det krævede en ny økonomisk styring, som også levnede plads til, at vi kunne arbejde strategisk med de mål, vi gerne ville lykkes med. Derfor valgte jeg at lægge en stor del af udviklingsarbejdet med at skabe flow og kvalitet i opgaveløsningen i hverdagen ud til medarbejderne og sammenholde det med ansvaret for en tæt økonomisk styring.
Medarbejderne er med i maskinrummet
Kort fortalt betyder det, at alle medarbejdere løbende har fuld indsigt i den aktuelle økonomiske situation: Hvor mange borgere og sager er der, hvad bevilges der penge til osv.
– Det er vores bagtæppe. Vi har en controller, som holder øje med, hvordan det går, og leverer data til medarbejderne, så de hele tiden kender det økonomiske flow og kadencen i deres team. Samtidig indgår de i udviklingsarbejdet, så vi også har fingeren på pulsen med at nå i mål med organisationens vision og målsætning, siger Lene Kalstrup.
Bliver noget svært at få til at hænge sammen, er det hendes og ledergruppens opgave at facilitere rammer og strukturer, der støtter medarbejderne i at finde både fodfæste og retning.
– Vi skal sikre stilladset, de står på – så de kan lykkes. Men de skal selv sætte deres kreativitet og kompetencer i spil i hverdagen, så den bedste ‘mand’ er på bolden, og ressourcerne bruges bedst muligt. Jeg plejer at sige, at mine medarbejdere er strategiske ledere i hverdagen.
Den måde at lede og selvlede på, mener Lene Kalstrup, er nødvendig i en verden, hvor uforudsigelighed og forandringer er noget nær det eneste stabile vilkår.
– Vi får ikke flere penge eller flere hænder at gøre godt med, men vi får stadigt flere borgere med multikomplekse problemer. Det vilkår skal vi kunne arbejde med, omstille os i og ikke håndtere som uforudsigeligt. Derfor er det afgørende, at vi kender vores data og de demografiske kurver. Vi arbejder med agilitet, så vi kan omstille os, hvis der fx vælter en bus, og vi får ti nye borgere ind med hjerneskade, som skal have den hjælp, de har krav på, uagtet at budgettet vælter. Det er et vilkår, og her skal vi være klar til at sadle om og hurtigt prioritere anderledes.
Vi skal bringe velfærdssamfundet i spil
Det kræver også, pointerer Lene Kalstrup, at kommunen som velfærdsleverandør vender blikket udad og trækker på de ressourcer, som ligger dels hos borgerne selv og dels hos netværk og i civilsamfundet.
– Vi har brug for, at det omgivende samfund tager over på nogle af opgaverne sammen med borgerne. Derfor arbejder vi også med værtskaber og partnerskaber – vi tænker i formål frem for paragraffer, så vi gennem en lyttende, tillidsfuld, intuitiv og autentisk dialog med borgerne finder ud af, hvad de har behov for, og hvad de drømmer om. Det er med til at sikre en god ‘rejse’ i vores system, og det nedtrapper konflikter. Handicap er et område med mange klager, men vi har nedbragt vores gennem et positivt og imødekommende mindset.
Når alt det er sagt, anerkender Lene Kalstrup fuldt ud, at der er udfordringer i velfærden, og at mange andre kæmper for at få enderne til at mødes og se en reel mulighed for at kunne levere en fyldestgørende indsats.
– Jeg taler ud fra den virkelighed, vi har skabt hos os, men jeg ved godt, at det mange andre steder ser anderledes svært ud. Jeg tror, at en del af løsningen ligger i, at politikerne fra nationalt hold italesætter, at det vilkårsrum, vi har p.t., ikke kun kan løses lokalt. Det kræver en fælles indsats fra velfærdssamfundet til velfærdsstaten.
Modstridende krav spænder ben
Og der er, mener Lene Kalstrup, modstridende dagsordener, som spænder ben for at frisætte ressourcerne lokalt.
– På den ene side taler vi om at minimere bureaukrati og kontrol og i stedet frisætte kommunerne, så kræfterne kan bruges på nærhed med borgerne. Og på den anden side har vi Danmarkskort, Ankestyrelse, klagestatistikker og en særdeles stram økonomi, som puster os i nakken. Det hænger ikke rigtigt sammen. Hos os har vi uddannet medarbejderne i den gode dialog, som inddrager borgerne i processen, og hvor retssikkerhed altid er i fokus, så vi kan håndtere den modsætningsfyldte dagsorden – både at være kreativ i at finde bæredygtige løsninger og samtidig overholde lovgivningen og serviceniveauet, politikerne har vedtaget.
For Lene Kalstrup handler det om at finde sprækkerne – der, hvor lyset kommer ind. Og om at skabe arbejdspladser med tillid og mod til at frisætte den handlekraft, som bor i organisationen.
– Jeg er patologisk optimist og tror på, at vi kan finde løsningerne, hvis vi bruger alles kreative hoved og kompetencer. Det handler i bund og grund om, hvad vi retter lyset mod.
Uddannet socialrådgiver i 1999, har en mastergrad i ledelse og mange års erfaring i ledelse, læring og organisatorisk forandring, hvor hun bl.a. har arbejdet målrettet med strategiudvikling og implementeringsprocesser. I dag chef for Voksenafdelingens Visitation i Aalborg Kommune med
85 medarbejdere og et budget på 1,2 mia. kr.