Når medarbejderne ikke forstår samskabelse, kan de ikke gennemføre det

I Tønder Kommune viste en intern undersøgelse, at medarbejderne har svært ved at forstå, hvad samskabelse betyder, og hvordan den skal foregå i praksis. Derfor har fagchef Theresé Alette Andersen sammen med medarbejderne udviklet redskaber, der gør samskabelse nemmere.

Af journalist Annette Aggerbeck // annette@aggerbeck-kommunikation.dk
Foto: Colourbox/privat

“Samskabelse er bare et andet ord for dét, vi altid har gjort”.

“Samskabelse er umulig i min nuværende stilling”.

Sådan lød et par udsagn fra medarbejderne i en undersøgelse, Tønder Kommune selv har gennemført om samskabelse. Den konkluderede, at samskabelse ofte er et luftigt begreb, som mange medarbejdere har svært ved at forstå – både, hvordan det skal ske i praksis, og hvad ledelsen forventer af dem.

På den baggrund har kommunen udviklet en model, der anviser en konkret procedure, for at hjælpe medarbejderne med at arbejde med samskabelse. Theresé Alette Andersen, fagchef for Arbejdsmarked i Tønder Kommune, har været med til at udarbejde den.

– Modellen skal opfattes som en tjekliste for den enkelte leder og medarbejder. Gennem fire spørgsmål kan man selv afgøre, om man samskaber. Det første spørgsmål handler om at være nysgerrig og spørge sig selv, når man fx har haft en samtale med en borger: Var jeg nysgerrig og med til at udforske og forstå den sag, vi tager udgangspunkt i? Det kræver, at medarbejderen sætter sig i borgerens sted og er åben og lyttende. Det kan kræve mod, fordi det er anderledes end det, de muligvis plejer at gøre, forklarer hun.

Det næste, medarbejderen skal spørge sig selv om, er: Var jeg med til at finde mulige løsninger?

– Her er borgerens medbestemmelse vigtig. Og det tredje spørgsmål i modellen lyder: Har borgeren været med i beslutningsprocessen om at udvælge den bedste løsning? Det er også vigtigt, at borgeren har taget medansvar, og derfor er det sidste spørgsmål, man skal stille sig selv: Har borgeren forpligtet sig på konkrete handlinger til at bidrage til løsningen og/eller at udføre løsningen i praksis? Mindst tre af disse fire spørgsmål skal man kunne svare bekræftende på, for at der er tale om samskabelse, siger Theresé Alette Andersen, som også har nedsat grupper, hvor medarbejderne har arbejdet med samskabelse.

Grafisk facilitering øger medansvaret

I Tønder Kommune har man bestemt, at formålet med at samskabe er psykologisk ejerskab til de fælles løsninger. At man har fastlagt formålet gør, at man bedre kan vurdere kvaliteten af samskabelsesprocesserne. Medarbejderne kan så overveje, hvilken værdi de har skabt ved at samskabe – økonomisk, kvalitativ eller demokratisk. Og efterfølgende reflektere over, om noget kan forbedres.

Før Theresé Alette Andersen blev fagchef for Arbejdsmarked i Tønder, havde hun arbejdet meget med borgerinvolvering inden for psykiatri og handicap i kommunalt regi. Det er hendes erfaring, at samskabelse er vigtig at tænke bredt ind i mødet med borgerne, og at det kan være med til at skabe nye åbninger dér, hvor man ellers kan mærke, at man ikke kommer nogen vegne.

For at gøre samskabelse nemmere har de udviklet grafisk facilitering, hvor den enkelte medarbejder giver borgeren en tegning. Den er en inspirerende form for skabelon, hvor der kan indføres et mål og elementer på vej mod målet samt det netværk, der kan være en støtte for borgeren på vejen. Nogle borgere fylder ud med egne ord, og det kan give et bedre overblik. Borgeren kan tage den udfyldte tegning med hjem, og det skaber ejerskab. Tegningen skannes ind og bruges næste gang, borgeren kommer.

therese-alette-andersen
Samskabelse kan mærkes i maven, fordi du gør dig selv usikker, når du ikke selv styrer det hele.
THERESÉ ALETTE ANDERSEN, FAGCHEF, ARBEJDSMARKED, TØNDER KOMMUNE

I grupperne har Theresé Alette Andersen talt med medarbejderne om, at når borgeren stiller spørgsmål, eller hvis der opstår tavshed, er det vigtigt, at medarbejderen ikke med det samme kommer med forslag på borgerens vegne. Det udfordrer medarbejderne, fordi det kræver, at de skal give kontrollen fra sig.

– Som medarbejder har man sin faglighed og gode intentioner. Hvis borgeren siger eller gør noget, som medarbejderen ikke er forberedt på, kan det skabe usikkerhed og en frygt for at fremstå som uprofessionel. Samskabelse kan mærkes i maven, fordi du gør dig selv usikker, når du ikke selv styrer det hele. Men samskabelse gør også, at borgeren bliver involveret i deres eget liv og dermed får en aktie i det. De kan ikke bare give kommunen skylden, når de har valgt ud fra deres muligheder. Borgerne på kontanthjælpsområdet stråler, når de går herfra med en tegning under armen. Andre afdelinger og kommuner vil gerne kopiere vores grafiske facilitering, fortæller Theresé Alette Andersen.

Forskellige værktøjer til samskabelse

Erkendelsen i Tønder Kommune er også, at der ikke findes nemme og hurtige løsninger, når man skal implementere samskabelse. Det kræver øvelse, sparring og tid at finde de værktøjer, som giver mening.

– Ligesom der er forskelle på den lovgivning, man arbejder ud fra på tværs af afdelinger og målgrupper, er der også forskelle på, hvilke værktøjer der kan understøtte samskabelse på tværs af områder, siger fagchefen og forklarer, at gruppen af medarbejdere, der arbejder med kontanthjælps- og ressourceforløbsborgere generelt lykkedes godt med grafisk facilitering som et værktøj til samskabelse.

– Medarbejderne på sygedagpenge oplever ikke på samme måde, at grafisk facilitering er et nyttigt redskab. De synes, at det er svært at passe ind i samtalen, og at det spænder ben for det lovbundne stof, som de bliver målt og vejet på. De har svært ved at involvere borgerne fuldstændigt, for de arbejder ud fra tesen om, at borgerne afventer en behandling/afklaring i forhold til sygeforløb, og at de skal blive raske for at komme hurtigt tilbage på arbejdsmarkedet. Men når vi har borgere, der er raske i korte perioder og så syge igen, har vi ikke altid ramt rigtigt. Det tyder på, at vi er nødt til at gøre noget andet, end vi plejer, siger Theresé Alette Andersen og tilføjer, at medarbejderne på sygedagpengeområdet øver sig på samskabelse med borgerne ved at fokusere på, hvordan de kan samskabe på andre måder, fx med inddragende spørgsmål og ved at give borgeren mere ansvar i samtalen.

Implementering af samskabelse kræver ledelse

For Theresé Alette Andersen betyder forskellen i succes med den grafiske facilitering, at hun som chef også selv skal se indad.

– Jeg skal kigge på mine ledelsesværktøjer og måske forfine dem ved at lytte mere for at finde ind til, hvor deres barriere er. Jeg vil søge hjælp fra mine ledelsesgrupper på arbejdsmarkedsområdet og fagchefniveau for at få det op i et helikopterperspektiv. Den samskabelsesrejse, vi er på, kræver i høj grad ledelse og involvering for at lykkes. Jeg har prioriteret at have stor ledelsesbevågenhed på forløbet, så vi løbende sammen med medarbejderne får drøftet udfordringer og barrierer. Det er i princippet en kulturændring med en ny tilgang i mødet med borgerne, som også kræver, at man prøver og bliver fortrolig med nye metoder. 

Theresé Alette Andersen har god erfaring med at få medarbejdere med til at drive processen og har erfaret, at det giver ekstra energi og lyst til at involvere de øvrige kolleger. Derfor har hun også valgt det som et bærende element i arbejdet med samskabelse. Det bliver på den måde en fælles opgave, som hænger tæt sammen med medarbejdernes dagligdag.

– Jeg har stor tro på, at vi inden for alle områder på arbejdsmarkedsområdet finder de nøgler, der skal til, for at vi lykkes med samskabelse. Det er en god rejse, vi er på, som jeg forventer vil hjælpe flere borgere ind på arbejdsmarkedet.

FAKTA

Tøndermodellen: Er det samskabelse?

Mindst tre af disse fire spørgsmål skal kunne besvares med ’ja’, for at der er tale om samskabelse:

1. Nysgerrighed på sagen: Har aktøren været med til at udforske og forstå den sag, vi tager udgangspunkt i?
2. Udforskning af løsninger: Har aktøren været med til at finde på mulige løsninger?
3. Medbestemmelse: Har aktøren været med i beslutningsprocessen om at udvælge den bedste løsning?
4 Medansvar: Har aktøren forpligtet sig på konkrete handlinger til at bidrage til løsningen og/eller at udføre løsningen i praksis?

Kilde: Theresé Alette Andersen, fagchef for Arbejdsmarked, Tønder Kommune

Scroll til toppen