Hvis en politik skal være andet end et hyldepapir, kræver det bevidst fokus på implementering fra top til bund i organisationen. Det er erfaringen fra Børn & Kultur i Esbjerg Kommune, som har sat gang i en målrettet proces og udarbejdet en håndbog i implementering til ledere og mellemledere.
Af journalist Tina Juul Rasmussen // tina@juul-kommunikation.com
– Tidligere var vores politikker som at sælge elastik i metermål. De var formuleret i et sprog, som gav anledning til megen fortolkning af, hvad intentionen egentlig var. Derfor har vi haft ledelsesmæssigt fokus på at skrive meget mere konkrete strategier og politikker, og vi har indset, også påvirket af bølgen om resultatbaseret styring, at vi er nødt til at være skarpe på, præcis hvilken forandring vi ønsker.
Sådan siger Jørn Henriksen, direktør i Børn & Kultur i Esbjerg Kommune, om en del af baggrunden for forvaltningens fokus på at blive skarpe til implementering.
Den anden og mere alvorlige del af baggrunden var det ’wake-up call’, man fik, da Socialstyrelsens Task Force i kølvandet på en kritisk kortlægning af børnesagsarbejdet satte fingeren på samme ømme punkt:
– Vi havde alle vores politikker formuleret og trykt, men ikke implementeret. Så det stod med flammeskrift, at her skulle vi skabe en ledelsesmæssig forandring. Derfor har jeg sammen med den øvrige chefgruppe forsøgt at øge fokus på implementering. Vi har skullet kigge på os selv og skabe en ny udvikling, og det har været utroligt positivt. Men også overraskende hvor svær en disciplin, implementering i virkeligheden er. Vi øver os, men er langtfra verdensmestre endnu, konstaterer Jørn Henriksen.
Næste skridt: paradigmeskifte
Det er knap tre år siden, at implementeringstoget for alvor begyndte at rulle. I dag står kommunen over for næste skridt: at gennemføre hvad man formelt og officielt har døbt Paradigmeskifte version 2.0 – en skarpt formuleret politik for kommunens udsatte børn og unge.
Men forud ligger altså flere års arbejde med to fokuspunkter: en fælles politik for alle børn og unge i kommunen. Og en erklæret proces med at få den implementeret. Det er, i kommunens og direktørens egen optik, lykkedes – blandt andet ved hjælp af en akademisk konsulent, som har stået for at udarbejde en håndbog i implementering til ledere og mellemledere i organisationen.
– Vi havde to vinkler på vores proces med at blive bedre til at implementere: at beskrive konkret og præcist hvad vi ville og derfor kun have én børn- og ungepolitik i stedet for flere. Og at få et værktøj til at arbejde med implementering. Derfor tilknyttede vi en konsulent med viden om området, og hun har udarbejdet den håndbog om implementering, som i virkeligheden er en ledelseshåndbog med tjeklister, forklarer Jørn Henriksen.
Et stort boost
Ud over de to fokuspunkter var der tillige to ‘must win battles’, som Jørn Henriksen udtrykker det: et læringsspor for alle børn og unge i kommunen og en målrettet indsats over for de udsatte børn og unge, nemlig Paradigmeskifte version 2.0.
– Så i dag har vi altså tre dokumenter, hvori vi prøver at skrive helt konkret, hvad vi vil, fastslår direktøren.
Håndbogen i implementering kalder Jørn Henriksen for et ’enormt boost’. Den er ikke fremstillet som et krav til lederen, men som et værktøj og tilbud, pointerer han. Hovedpersonen bag er akademisk konsulent Sofie Valbjørn.
– Afsættet var, at vi havde brug for en tydelig retning, især på myndighedsområdet efter forløbet med Task Forcen, hvor vi havde nogle udviklingsplaner, vi skulle videre med. Jeg greb processen an med interview og dialog med ledelseslagene i tæt samarbejde med myndighedschefen, og sideløbende gik jeg på opdagelse i forskningen og litteraturen om implementering, forklarer hun.
Det stod hurtigt klart for Sofie Valbjørn, at der var brug for en fælles forståelse af, hvad lige præcis Esbjerg Kommunes Børn & Kultur mener med ’implementering’.
– Det har jo været et ’buzzword’ i nogle år, men vi havde brug for et fælles sigtepunkt. Og man kan ikke bare lave én implementeringsmodel, som passer på alle forandringer. For: Hvordan vil man organisere processen, hvilken rolle skal medarbejdere og ledere have undervejs osv.? Det var vi nødt til at afklare, og derfor foreslog jeg at lave det som en håndbog med både modeller og tjeklister for at gøre det lettere for folk at sætte sig ind i tænkningen. Den er blevet et fælles fundament og en praksisnær guide om ’how to do’, siger Sofie Valbjørn.
Tingene står ikke stille
Håndbogen bruges både af ledere og ikke mindst mellemledere, som er primus motorer i at implementere forandringerne. Og den bliver brugt, understreger Sofie Valbjørn – i kombination med sparring.
– Den kan ikke stå alene. Men den har blandt andet været med til at skabe en bevidsthed om, at implementering tager tid og er en bevægelse frem og tilbage. I takt med at vi bliver dygtigere til implementeringsarbejdet og med tiden får det som en rygrad, vil det også blive nemmere at erkende, at vi hele tiden er i en proces med forandringer. Tingene står ikke stille, bare fordi vi er i gang med at implementere en ny politik. Så i virkeligheden handler det om at få skabt en forandringskultur, hvor man har delmål, og hvor det er okay, at tingene ikke er perfekte hele tiden, siger Sofie Valbjørn.
Direktør Jørn Henriksen supplerer: – Der er jo netop en stor forandringshastighed i det offentlige og ofte også en stor utålmodighed om at komme i mål. Men det er en udfordring, vi som organisation er nødt til at kunne bære: at mens vi er i gang med at implementere og forandre, sker der ting, som skubber til den proces og rykker ved implementeringen. Det er i virkeligheden det, som er spændende. Og svært.
Fakta: Børn- og ungepolitik og Paradigmeskifte version 2.0
Esbjerg Kommunes Børn & Kultur har to politikker for børn og unge under 18 år:
Børn- og Ungepolitik, der så dagens lys for tre år siden. Den var et resultat af en proces i forvaltningen, der handlede om at skabe helhed i tilbud og indsats og om at komme i mål med de forandringer og tiltag, politikken rummede.
Næste skridt i den forandringsproces er en strategi for indsatsen for kommunens udsatte børn og unge, Paradigmeskifte version 2.0. Kernen i implementeringen af den er en kulturomstilling, som hjælpes på vej gennem en række skærpede sagsbehandlingsprocedurer og et nyt foranstaltningsgrundlag, som bygger på inspiration fra den svenske foregangskommune Borås.
Begge dokumenter kan læses og downloades på esbjergkommune.dk
Fakta: Håndbog for implementering
”For at lykkes med udviklings- og forandringstiltag i den form, de er tiltænkt, er det nødvendigt at arbejde lige så målrettet med implementering, som man har gjort med selve udviklingen af forandringen”.
Sådan står der i forordet til Håndbog for implementering, som Esbjerg Kommunes Børn & Kultur har udarbejdet som en støtte til ledere og mellemledere, når de skal gennemføre forandringer i den daglige forvaltning og drift. Håndbogen rummer både teori om, modeller for og metoder til implementering samt tjeklister til processen. Den læses og downloades på esbjergkommune.dk