Fra snegl til gepard: Agile arbejdsmetoder skaber nye løsninger på rekordtid

Maratonlange og tunge beslutningsprocesser, som bremser innovation og kreativitet, er skiftet ud med sprintforløb i Viborg Kommune. Her får et team kun seks uger til at løse en kompleks problemstilling i det nye Sammenhængslaboratorium.

Af Rasmus Thy Grøn, Andrea Søndergaard Poulsen og Tina Juul Rasmussen

Viborg Kommune er frontløber i at bruge agile arbejdsmetoder til at løse komplekse velfærdsopgaver. I samarbejde med konsulentvirksomheden LEAD har de udviklet og taget en ny agil arbejdsmetode i brug som løftestang i det politiske mål om at skabe mere sammenhæng for borgerne. 

For ligesom mange andre offentlige organisationer skal Viborg Kommune løse opgaver, der ikke bliver mindre komplekse, forandrer sig hurtigt og går på tværs af fagligheder og forvaltninger. Det kan fx handle om at sikre en optimal og effektiv overgang for udsatte unge mellem familieområdet og voksenområdet, finde indsatser, der øger antallet af kommunale praktikpladser og studiejobs eller indsatser til at nedbringe sygefraværet i organisationen.

Nødt til at gå nye veje

Afsættet til at tænke og arbejde agilt var en politisk beslutning i byrådet om at skabe sammenhæng på tværs for borgerne, som skulle omsættes til praktisk drift.

– Her var hele topledelsen meget bevidste om, at det krævede helt nye metoder og adfærd for at nå i mål. Så da LEAD spurgte, om vi var modige og ville afprøve noget, som ikke var afprøvet før i det kommunale Danmark, slog vi til. For os gav det god mening at  supplere vores værktøjskasse,  og at tænke ’vandfaldsprojekter’ på en ny måde med Scrum- og sprintmetoderne, fortæller Hanne Jansfort, chef for Personale og Organisation i Viborg Kommune. 

Det blev startskuddet til den agile arbejdsmetode SammenhængsLaboratoriet – i daglig tale SamLab.

– SamLab er et rum, vi mødes i og en metode og mindset, vi arbejder efter. Det gør os i stand til at arbejde meget enkelt og fleksibelt – tage små skridt, udvikle prototyper og afprøve dem. Vi har oplevet flere gange, at der opstår en helt vild energi i rummet, når vi gør det – en innovationskraft, som kan styrke os i at udvikle nye løsninger til de tværgående indsatser, fortæller Hanne Jansfort.

Hentet inspiration fra Silicon Valley

Selvom der er langt fra det digitale frontrunnermiljø i Silicon Valley i USA til Viborg i Danmark, lod kommunen sig inspirere af amerikanernes ønsker om hurtigere og mere brugerinvolverende måder at udvikle softwareløsninger på. 

I IT-verdenen bruger man de agile arbejdsmetoder til at bryde softwareudviklingsforløb ned i korte intervaller, hvor virksomhederne kan teste, justere og forbedre produktet hurtigere. 

Metoden kan ikke overføres 1:1 til en kommunal sammenhæng, hvor udfordringerne typisk opstår, når de agile arbejdsmetoder skal bruges på tværs af forvaltningernes afdelinger til at løse velfærdsopgaver. Den skal derfor tilpasses den konkrete velfærdsopgave med de regler, procedurer, magtforhold og strukturer, som gælder her. 

Nye byggeklodser til processer på seks uger

I praksis fungerer det sådan, at man bruger de agile arbejdsmetoders grundprincipper, procesgreb og systematikker som byggeklodser til at udvikle arbejdsmetoder, som er tilpasset de lokale og konkrete rammer og vilkår. I Viborg Kommune blev det i praksis til SamLab.

– Men det er vigtigt at være kritisk overfor, hvilke problemstillinger man tager med ind i SamLab. Vi har fx lært, temaerne ikke må have for stor volumen. De må gerne være komplekse, men skal være afgrænsede. Fx er den grønne omstilling umiddelbart et tema med stor volumen, men da vi fik skåret problemformuleringen til, lykkes det os at pege på konkrete løsningsforslag. Det samme er sket med fx nedbringelse af sygefravær og overgangen fra ung til voksen for udsatte borgere, fortæller Hanne Jansfort.

Et bredt sammensat team er afgørende                      

Visionen er, at med det rette team og mandat kan udfordringer løses hurtigere og bedre end i vante arbejdsgange, hvor hierarkiske strukturer, langstrakte arbejdsprocesser og konkurrerende beslutningsparadigmer og -logikker kan være barrierer. 

– Rollebesætningen i teamet er afgørende. Der skal både være faglighed, beslutnings- og handlekraft i rummet. Målet er nemlig at tage skridt helt ud til borgerne og afprøve modeller og løsninger sammen med dem for at sikre den bedste tværgående sammenhæng. Vi skal ikke komme med færdige 120 %-løsninger til dem, som vi ellers er godt trænet i. Og det er en svær øvelse, har vi erkendt – at stoppe os selv, arbejde i kortere loops og afprøve dele af løsningen undervejs, justere den og arbejde videre, siger Hanne Jansfort. 

I teamet skal alle relevante fagligheder være repræsenteret. Det består derfor af ansatte med forskellige kompetencer, specialer og ledelsesniveauer fra forskellige områder, inklusive topledelsen, for at sikre opbakning. Det giver samlet set teamet adgang til alle nødvendige ressourcer, der skal til for at udvikle prototyper på problemstillingen og få dem afprøvet.

Sprint på 6 uger

De udvalgte initiativer, kommunen arbejder med i SamLab får altså ekstra kraft i et seks ugers ’sprint’, hvor de nøje udvalgte teammedlemmer mødes en gang om ugen i seks uger og arbejde med en problemstilling. Kriterierne er også, at problemstillingerne skal have et højt innovationspotentiale, være tværgående og ikke være blevet løst i den daglige drift på grund af deres komplekse natur.

– Nogle af de løsninger, vi er nået til frem til på de seks uger, kunne vi også have fundet frem til i  et vandfaldsprojekt. Men det kunne i værste fald have taget os to år, og med den stigende hast i omskiftelighed og vilkår vi agerer under, er det ikke sikkert, at vi ville kunne bruge løsningen to år senere, fordi problemstillingen måske havde forandret sig. Derfor er sprint-metoden så velegnet til os – vi finder brugbare løsninger på kort tid, og det nye mindset har skærpet vores blik for, hvorfor det er så svært at arbejde tværgående, konstater Hanne Jansfort.

Rasmus Thy Grøn og Andrea Søndergaard Poulsen er konsulenter i LEAD – enter next level. Tina Juul Rasmussen er journalist og redaktør af Offentlig Ledelse.