Ledergruppen på Vejen Jobcenter har kunnet fjerne adskillige møder fra deres kalender. Med hjælp fra en forsker er møderne blevet kortere, mere effektive og samtidig mere kreative og grundige i beslutningsprocesserne.
Af journalist Britt Hafstrøm Johnsen // bhjo@iba.dk / Foto: Maria Tuxen Hedegaard
60 procent af en leders tid går med møder. Og ti procent af dem er helt uden effekt, viste en undersøgelse fra Lederne i 2017. Det var en del af afsættet for, at chefgruppen på Vejen Jobcenter åbnede døren til deres møder for forsker Fredrik Seistrup fra IBA Erhvervsakademi Kolding, der bl.a. udbyder diplom i ledelse og MBA.
Han fik lov at observere chefmøderne med det formål at udvikle dem. Og det har ifølge afdelingschef Anneth Jensen på Vejen Jobcenter betydet, at møderne og de beslutninger, deltagerne træffer, er mere gennemtænkte, effektive og værdiskabende – og derfor heller ikke skal ændres så ofte senere i et forløb.
– Vi har ikke haft opfattelsen af, at noget ikke fungerede før. Men vi tænkte meget i løsninger og i at træffe beslutninger. Nu har vi fået et andet mindset, som gør os mere kreative med fokus på analysedelen, fortæller hun og tilføjer:
– Risikoen ved hurtige beslutninger er jo desværre, at vi (ledere red.) går i hver sin retning efter mødet. I den bedste mening. Men vi har bare talt så lidt om beslutningen, at vi slet ikke har fået én fælles forståelse for, hvordan vi fører den ud i livet.
Vi har ikke haft opfattelsen af, at noget ikke fungerede før. Men vi tænkte meget i løsninger og i at træffe beslutninger. Nu har vi fået et andet mindset, som gør os mere kreative med fokus på analysedelen.
Vi har ikke haft opfattelsen af, at noget ikke fungerede føre. Men vi tænkte meget i løsninger og i at træffe beslutninger. Nu har vi fået et andet mindset, som gør os mere kreative med fokus på analysedelen.
Nu har cheferne færre møder
Ikke nok med, at chefgruppen oplever, at de nu træffer bedre og mere kreative beslutninger på møderne – de holder også færre af dem. For både tilgangen til møderne og måden at afvikle dem på gør en forskel, er erfaringen.
Allerede i mødeinvitationen står det nu tydeligt, hvorvidt der er tale om et driftsmøde eller et udviklingsmøde. Det fremgår også, hvis de enkelte chefer skal forberede noget, og hvis der er særlige punkter, det skal gennemgås på en særlig måde. Forskerens observationer og input har også fået lederne til at træffe modige beslutninger, bl.a. at de nu kan have faste roller på møderne.
– Før lod vi ordstyrer- og referentrollen gå på omgang. Men nu ved vi også, at Niclas (en af lederne, red.) er bedst til at styre møderne. Som facilitator er han god til at lede os igennem punkterne på en måde, hvor vi bliver holdt bevidste om, hvorvidt vi er klar til at træffe en beslutning – eller skal blive i processen i længere tid, fortæller Anneth Jensen.
Niclas Graugaard Valdis, leder af Job & Integration på Vejen Jobcenter, kan ikke sætte tal på, præcis hvor mange møder han og resten af ledergruppen har sparet med deres nye viden. Men han er ikke i tvivl om, at processen har gjort dem mere målrettede.
– Vi har sparet en del, og møderne er blevet kortere, mere præcise og effektive. Og det er en af de største gevinster, siger han.