Konstante møder og snak uden pauser skader vores trivsel mere, end vi tror. Stilhed gennem støjfri ledelse kan ikke blot fremme en bæredygtig mødekultur med færre og kortere møder. Det kan også tilføre overskud, nærvær og mening, forklarer stilhedsekspert Bastian Overgaard.
Af journalist Tine Boel Sejbæk // tinesejbaek@gmail.com
Jo mere travlt vi har, desto flere møder holder vi. Hvor de samme mennesker taler – ofte ud ad en tangent – og ikke helt sjældent gentager sig selv. Det ender tit i ren ordforurening, der dræner mødedeltagernes overskud.
Det mener Bastian Overgaard, forfatter til bogen Støjfri ledelse. Hvordan vi opnår mere ved at snakke mindre og foredragsholder. Han har udviklet et system til at sætte stilhed på dagsordenen i arbejdslivet: støjfri ledelse.
– Vi taler med cirka 150 ord i minuttet og 9.000 ord i timen. Det svarer til 22,5 A4-ark med uredigeret kladdesnak. Oven på en arbejdsdag, især én med mange møder, skal hjernen altså fordøje og bearbejde helt vilde mængder
af ord. Ligesom man ikke kan se skoven for bare træer, kan vi til sidst ikke høre meningen for bare ord, siger han.
Bastian Overgaard baserer støjfri ledelse på hjerne- og adfærdsforskning.
– Det giver slet ikke mening, at vi tror, at vi kan performe optimalt, hvis vi hælder informationer i hovedet på hinanden og kører output hele tiden. Hjernen har behov for ro, stilhed og pauser til at restituere og til at bearbejde de
informationer, der kommer ind. Ellers kan der ske det, at hippocampus – den del af hjernen, der er vigtig i forhold til indlæring af nye oplevelser og sanseindtryk – til sidst lukker ned, siger Bastian Overgaard, der arbejder med støjfri ledelse i offentlige og private organisationer for at opnå en mere bæredygtig mødekultur med øget ro, respekt og overskud.
Stilhed før og under mødet
Bastian Overgaard bliver kontaktet af
ledere på arbejdspladser, hvor mennesker føler sig udbrændte og oplever, at de spilder deres tid på møder med for mange ord og for lidt effektivitet. Og så har de hørt, at stilhed kan noget. Der er ikke en one size fits all-model for, hvordan man indfører faciliteret stilhed. Det afhænger af medarbejderne, typen af møder og stedets kultur, forklarer han.
– Når man skal implementere stilhed, er det vigtigt, at man er bevidst om hvorfor: Hvor meget vi støjer, og hvad det koster os. Hvis den del ikke er på plads, og hvis ledelsen ikke er committed til projektet, er det svært at indføre.
Start mødet med stilhed
Klassikeren er at starte møderne med et par minutters stilhed – med stopur på telefonen, der bipper, når tiden er gået. Det modvirker attention residue, som opstår, når man hopper fra møde til møde og derfor ikke er helt fokuseret, fordi en del af ens opmærksomhed stadig hænger fast i det, man kom fra.
– Så når man lige har smalltalket færdig, siger mødelederen, at nu starter mødet. Og så introducerer vedkommende to minutters stilhed for at lande, fokusere og forbinde sig med det, der skal ske på mødet. Det har mange rigtigt gode erfaringer med. De kommer hurtigere ind i et dybt fokus på det, mødet handler om, forklarer Bastian Overgaard.
Et andet værktøj er at indføre stilhed med plads til refleksion – i et fastsat antal minutter med stopur – efter hvert punkt på dagsordenen.
– Man kan også gøre det sådan, at inden teamet svarer på et spørgsmål, der bliver rejst undervejs, skal alle have en fælles stille pause til at tænke og måske lige skrive deres tanker ned. Vores hjerne er nemt påvirkelig. Når den første
går i gang med at tale – og det er ofte de samme, der råber højest og først – begynder vi selv at associere i den retning. Og vi begynder måske oveni at censurere vores egne ideer væk.
– Hvis man ønsker mangfoldige ideer fra et team, er det frugtbart med en stille pause. Så snart den første begynder at svare, bliver de andre i rummet påvirket, og den kollektive intelligens reduceres. Det er derfor, at stilhed giver bedre løsninger, og flere ansatte kommer på banen.
Stilhed kan føles farligt
Ikke alle elsker dog stilhed ved første blik. Nogle oplever det som akavet, provokerende og grænseoverskridende. Det skal man som støjfri leder være beredt på.
– Nogle gør, hvad de kan for at skabe modstand mod det – ruller med øjnene og går måske ud af lokalet og kalder det ”fanatisk” eller ”nyreligiøst”, siger Bastian Overgaard og har denne forklaring på modstanden:
– Det nærvær, der opstår i stilheden, kan føles uvant og truende. Vi har måske kun prøvet at være helt stille sammen med vores ægtefælle. Og så er der magtfaktoren. Hvis du ved, at møderne er din arena, hvor du er god til at hævde dig og få anerkendelse, kan det føles som en trussel, at der kommer nogle og siger: ”Nu skal vi ikke snakke så meget. Nu skal vi have ligeværdighed og en mere bæredygtig mødekultur, hvor flere kommer til orde”.
Dog tager mange arbejdspladser imod stilhed med åbne arme. Region Midtjylland (Specialområde Hjerneskade, red.) har fx indført støjfri ledelse. Efter et forløb på to måneder med Bastian Overgaard oplevede de en effektivisering på 20 % af deres møder. De var kortere, og mødereferaterne rummede langt flere beslutninger, skriver Bastian Overgaard på sin hjemmeside mindresnak.nu.
– Jeg har også lige kørt et årsforløb i Mariagerfjord Kommune, hvor de bare tog det til sig fra begyndelsen. Lederen fra den pågældende afdeling skrev allerede efter den første uge: ”Jeg har ikke længere nogen væg til væg-møder, og vores møder slutter op til tre kvarter tidligere, og vi har mere energi”.
Læs mere om støjfri ledelse her: mindresnak.nu