Sådan bliver du og dit team mere effektive

Vores hjerner er ikke skabt til at arbejde på den måde, vi gør i dag. De mange skift og afbrydelser gør os ineffektive, viser hjerneforskning. Så hvordan kan vi være effektive uden nødvendigvis at skulle løbe endnu hurtigere, både som individer og teams? Her får du to eksperters bud.

Af journalist Annette Aggerbeck//ann.agg@mail.dk. Illustration: Oliver Streich

Du arbejder på en rapport, da en mail popper op på skærmen. Du tjekker mailen og vender tilbage til rapporten. Lidt efter ringer telefonen. Du lader dig igen afbryde, selv om der er afdelingsmøde om lidt. Midt i din telefonsamtale, hvor du tjekker mails imens, kommer en af dine medarbejdere for at spørge om noget …

Mange af os har vænnet os til at arbejde sådan – med mange opgaveskift og afbrydelser i løbet af en arbejdsdag. Men det er langtfra effektivt, viser forskning.

– Hvis du arbejder med en opgave og lader dig forstyrre, viser undersøgelser, at det kan tage op til 25 minutter, før du er tilbage til det koncentrationsniveau, du var på, før du blev forstyrret. Hjernen er omkring 100.000 år gammel og er ikke indrettet til mange afbrydelser, siger Pernille Garde Abildgaard, kommunikationsrådgiver, foredragsholder og forfatter til bogen Fokus giver frihed. Gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser.

I teamet kan man skrive på en tavle, hvornår og hvor længe man ikke vil forstyrres. Eller man kan aftale med sit team, at man har markører, der viser, at man er optaget.
Pernille Garde Abildgaard, kommunikationsekspert og forfatter

Giv hjernen pauser

Når hjernen bliver presset af skiftende arbejdsopgaver og afbrydelser, aktiveres det sympatiske nervesystem. Vores nervesystem har kun to niveauer: det sympatiske og det parasympatiske. Det sympatiske nervesystem fungerer som at træde på en speeder. Det er designet til at reagere på fare og kaldes også ’flygt-kæmp-systemet’.

Hvis vi i længere tid har været i dette system, kan vi føle os stressede og have svært ved at sove, koncentrere os osv. Det parasympatiske nervesystem kaldes af hjerneforskeren Troels W. Kjær ’pisse, prutte, parre-systemet’, fordi det fungerer som at slippe speederen. Det får os til at slappe af.

– Det gælder om at skabe balance mellem de to nervesystemer, hvis man ønsker en fokuseret og produktiv hjerne. For at aktivere det parasympatiske nervesystem har hjernen brug for pauser, lyder anbefalingen fra Pernille Garde Abildgaard.

Derudover er det vigtigt at være opmærksom på, at hjernen bliver langsommere af at gøre to ting på én gang. Vi kan kun multitaske, når det drejer sig om meget simple ting, fx at gå og tale samtidig. Så hvis du vil optimere din hjernes effektivitet, duer det ikke at tale i telefon og tjekke mails samtidig. Eller at hoppe mellem to opgaver, fx skrive på en rapport og tage telefoner indimellem.

– Task switching – at hoppe frem og tilbage mellem opgaver – er praktisk at kunne, men prisen er, at vi mister kapacitet og bliver dårligere til at løse opgaver, fordi det er anstrengende for hjernen. Når vi i stedet gør én opgave færdig ad gangen, kan vi komme i flow, hvor vi er fokuserede og langt mere effektive. Fordi vi er vant til at arbejde med flere opgaver på samme tid, springe fra opgave til opgave og lade os forstyrre, kræver det ofte, at vi træner os i at komme i flow. Til gengæld kan vi mærke en positiv forskel i løbet af meget kort tid, siger Pernille Garde Abildgaard.

FAKTA

Pomodoro-metoden kan gøre dig mere effektiv

– Er oprindelig udviklet af effektivitetskonsulenten Francesco Cirillo i slutningen af 1980.
– Anbefales som værktøj af bl.a. Niels Bohr Institutet og bruges fx af det digitale bureau IIH Nordic.
– Går ud på at arbejde intensivt i 25 minutter og holder pause i 5 minutter.
– Pauserne skal bruges til noget ikke-arbejdsrelateret, fx at hente kaffe, kigge ud i luften, rejse sig og gå lidt rundt.
– Metoden er tidsbesparende og sikrer, at man arbejder fokuseret uden at hoppe mellem forskellige opgaver eller spilder tid på at tjekke mails osv., når koncentrationen begynder at svigte.
– Kan installeres som app på mobil, tablet og computer.
Kilde: Pernille Garde Abildgaard, kommunikationsekspert og forfatter

Når andre forstyrrer

Når man er optaget af en opgave, er det derfor vigtigt ikke at blive forstyrret af sine kolleger. Pernille Garde Abildgaard anbefaler, at den, der ikke vil forstyrres, tager ansvar og melder ud på forhånd.

– I teamet kan man skrive på en tavle, hvornår og hvor længe man ikkevil forstyrres. Eller man kan aftale med sit team, at man har markører, der viser, at man er optaget, fx et skilt, en rød lampe på computeren eller et par høretelefoner på ørerne, foreslår Pernille Garde Abildgaard.

Lederen skal tale med sine medarbejdere om det legitime i at bede om arbejdsro for at kunne være effektiv.
Trine Kolding, tidscoach og forfatter

Trine Kolding er tidscoach og forfatter til bogen Effektive sammen. Om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde. I sit arbejde som tidscoach i virksomheder oplever hun ofte, at medarbejdere er bange for, at andre skal opfatte dem som sure og afvisende, hvis de giver udtryk for, at de ikke vil forstyrres.

Det problem, mener hun, kan løses ved, at man som leder taler med sine medarbejdere om det legitime i at bede om arbejdsro for at kunne være effektiv. Nogle gange er det nødvendigt at forstyrre, hvis fx en medarbejder har en borger i røret og har brug for et svar med det samme. I så tilfælde kan man skabe en ’hjernekrog’, som Trine Kolding kalder det.

– Man siger til den, der forstyrrer, at man lige vil skrive ned, hvor man er kommet til, før man svarer. Og så skriver man en note til sig selv om, hvor man er nået til, og hvad næste skridt er, når man vender tilbage til opgaven. Så mister man ikke så meget tid på at finde tilbage til sit fokus, og man kan bedre koncentrere sig om kollegaens spørgsmål.

Metoden kan også bruges, når man har gang i flere opgaver på én gang og er nødt til at lægge dem fra sig, fordi man afventer noget fra andre. Nogle gange kan der gå lang tid, før man kan vende tilbage, og så kan det være svært at huske næste skridt i en bestemt opgave. Her kan man spare tid og arbejde mere effektivt ved at skrive en note til sig selv om det, når man lægger opgaven fra sig.

FAKTA

Øg effektiviteten i dit team

– Gå arbejdsdagen efter i sømmene med medarbejderne.Svarene blev senere sammenholdt med registeroplysninger om sygefravær.
– Vær så konkret som muligt om, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer.
– Studier viser, at op imod 20 % af møder er tidsspilde. Kan møderne være kortere og færre?
– De fleste hjerner fungerer bedst om formiddagen. Kan du lægge møder efter kl. 12, så medarbejderne kan arbejde koncentreret om formiddagen?
– Afstem, hvornår en opgave er løst tilfredsstillende, så medarbejderne ikke bruger mere tid end højst nødvendigt på en opgave.
– Husk, at det er en løbende proces at være effektive. Evaluer ofte.
Kilde: Trine Kolding, tidscoach og forfatter

En kollektiv udfordring

Ifølge Trine Kolding er det et paradoks, at det på arbejdspladser forventes, at man skal løse hjernekrævende opgaver og fordybe sig, samtidig med at man skal være tilgængelig hele tiden. Ligesom Trine Kolding mener Pernille Garde Abildgaard, at virksomheder og organisationer fejlagtigt gør effektivitet til en individuel udfordring.

– Der er meget at hente for virksomhederne i at tænke forstyrrelser som et strukturelt problem. Og strukturelle problemer kalder som bekendt på kollektive løsninger – som med klimakrisen, hvor man godt kan gøre noget individuelt, men hvor det for alvor batter, når vi rykker kollektivt. Så det handler om, at man kollektivt laver klare regler og retningslinjer for at undgå forstyrrelser, siger Pernille Garde Abildgaard.

Scroll til toppen