Selv om man som sekretariatschef Jette Delfs Clausen har været leder i over 30 år, kan man stadig lære nyt og blive bedre ved at øve sig, fx i feedback og i at kommunikere klart. Læs, hvordan lederteamet i Ringkøbing-Skjern Kommunes strategiafdeling greb den øvelse an.
Af journalist Tina Juul Rasmussen // tina@juul-kommunikation.com
Måske går dine arme som møllehjul, måske er din ansigtsmimik meget livlig, måske er du meget længe om at få sagt tingene og nå ind til sagens kerne. Eller måske bliver du bare meget nervøs, når du skal fremlægge noget fagligt for byrådet eller alle medarbejderne i afdelingen.
En kernekompetence som topleder er at kunne kommunikere. Helst klart og tydeligt. Det var lederteamet i Viden & Strategi i Ringkøbing-Skjern Kommune ikke altid lige skarpe til – var de helt enige om. Og besluttede sig derfor for at gøre noget ved det.
– Vi har kendt hinanden og arbejdet sammen i mange år, og alligevel var vi ikke altid helt sikre på, hvad de andre mente, når de sagde sådan og sådan. Men det er jo også vigtigt, at vi bliver forstået og lyttet til, når vi taler til politikere og medarbejdere, siger Jette Delfs Clausen. Til daglig er hun sekretariatschef i Viden & Strategi i Ringkøbing-Skjern Kommune og næstformand i bestyrelsen i HK Kommunal Chefgruppen.
Jeg føler, at jeg står stærkere overfor medarbejderne og politikerne, når jeg skal give et budskab videre. Jeg oplever en større selvtillid og ro.
Lærerigt at se sig selv på video
Teamet, som tæller tre ledere og deres chef, hyrede en ekspert i kommunikation og fik en dags undervisning med øvelser i at holde oplæg og i at give og modtage feedback. Ganske konfronterende skulle de videofilme hinandens oplæg med deres mobiltelefoner og parvis drøfte, hvad de kunne gøre for at blive endnu tydeligere i at kommunikere deres budskab.
Det rykkede at se sig selv på video, erkender hun.
– Det var konfronterende, men også lærerigt. Min udfordring er bl.a., at jeg er lidt længe om at komme til sagens kerne. Jeg har tendens til at tage for mange nuancer og detaljer med, fordi jeg har det faglige blik på. Det har jeg arbejdet med siden, siger Jette Delfs Clausen.
Trygt rum at øve sig i
Det gode ved processen var, pointerer hun, at det har været trygt at øve sig i ledergruppen. Her kan man ikke sige eller gøre noget forkert, fordi de andre er med på øvekonceptet.
– Man ryger hurtigt tilbage i sine gamle vaner og træk, og man skal også være bevidst om, hvorvidt kropssproget stemmer overens med det, som kommer ud af munden. Det er ikke altid tilfældet. Derfor har det været meget inspirerende at høre, hvordan andre ser mig.
Teamet lærte også at give og modtage konstruktiv feedback i øvelserne.
– Vi bruger en coachende tilgang og kan fx sige: ”For mig virkede det rigtig godt, at du …”. Eller: ”Du havde ikke behøvet at tage det der med”. Det er vigtigt at gøre det ordentligt og også være åben over for den feedback, man selv får, uden at gå i forsvar, siger Jette Delfs Clausen.´
– I starten var det lidt kunstigt, husker hun, men nu mere naturligt, og vi øver os på det med vores dagsordenspunkter på lederteammøderne. Vi bliver bedre og bedre til det, og det bliver sjovere at gå til møder. Det har gjort teamet stærkere.
Man skal også være bevidst om, hvorvidt kropssproget stemmer overens med det, som kommer ud af munden. Det er ikke altid tilfældet. Derfor har det været meget inspirerende at høre, hvordan andre ser mig.
Bruger sproget til at skærpe pointer
For Jette Delfs Clausen har der været flere gaver i læringen.
– Dels føler jeg, at jeg står stærkere over for medarbejderne og politikerne, når jeg skal give et budskab videre. Jeg oplever en større selvtillid og ro. Og dels ved jeg, at jeg gør mig bedste og kender mine faldgruber. Jeg ved, at jeg kan blive bedre ved at øve mig. Jeg har også lært, at det er bedre at tale kort og så bede om, at folk sender mig en mail eller stikker hovedet ind på kontoret, hvis de vil have noget uddybet.
Fordelene ved den bevidste og klare kommunikation er også, understreger Jette Delfs Clausen, at det tager kortere tid og virker mere overbevisende.
– Jeg føler selv, at jeg virker mere forberedt, og at jeg bedre kan fastholde folks opmærksomhed. Jeg har lært at bruge sproget til at skærpe mine kernepointer, og jeg kan bedre aflæse mit publikum. De yngre generationer har jo andre forventninger til, hvordan vi kommunikerer, og derfor er topledelsen også begyndt at kommunikere sine budskaber i korte videoer til organisationen frem for alenlange dokumenter, de færreste får læst.
Og så kan en gammel cirkushest altså godt lære nye tricks, konstaterer Jette Delfs Clausen nøgternt:
– Man skal ikke tro, at man ikke kan lære noget nyt, selv om man har været chef i over 30 år, som jeg har. Så for mig har det været rigtig fint at få lov at øve mig i et rum med nogle, jeg er tryg ved og har tillid til.
Lederteamet i Ringkøbing-Skjern Kommune fortsætter udviklingen af deres kommunikation med personlige profiler, så læringen i styrker og potentiale for forbedringer fortsætter.
Jette Delfs Clausen er oprindeligt kommunalt uddannet. Har diplomuddannelse i ledelse samt andre ledelseskurser og -uddannelser. Siden 2007 sekretariatschef i Ringkøbing-Skjern Kommune i staben Viden & Strategi. Ansvarlig for sekretariatsbetjening af byråd, borgmester og direktion, juridisk afdeling, udbud af varer og tjenesteydelser samt forsikring og risikostyring. Tidl. socialchef i Egvad Kommune.