Samarbejdsrum, legitimitet og tillid til det tværgående samarbejde er resultatet af Specialenhedens arbejde i Københavns Kommune. Enheden skaber sammenhæng i sagsbehandlingen mellem to forvaltninger.
Af Jes Vitting, pressekonsulent i COK
– Formålet med Specialenheden er at skabe en bedre sammenhæng mellem to forvaltningers sagsbehandling. Konkret betyder det, at vi bygger bro mellem lovgivninger og fagkulturer, så de borgere, vi har til fælles, forhåbentlig oplever en mere sammenhængende sagsbehandling. Sådan siger Jan Rix Rasmussen, der i fem år har været leder af Specialenheden i København Kommune.
Eller som Sofie Rask Eriksen, udviklingskonsulent i Specialenheden, udtrykker det:
– Vi laver oversættelsesarbejde mellem forvaltningerne. Det betyder, at essensen i vores arbejde er at oversætte forvaltningernes perspektiver og at tænke på tværs. Vi skaber via et nyt, fælles tværfagligt afsæt, så de to forvaltningers perspektiver hele tiden kan gå hånd i hånd i den konkrete løsning af opgaverne.
Katalysator for fælles fodslag
Specialenheden har to funktioner: Dels er den katalysator for forandringsprocesser og dels skal den forankre forandringerne i de to forvaltningers organiseringer, ledelser og medarbejdernes faglige praksis.
– Opgaverne spænder fra at være projektleder, hvor enheden understøtter de igangværende projekter med velfærdsanalyser, kortlægning af tværgående lovgivninger og generel kvalifikation af udviklingsprocesser – til at være kulturbærer, hvor opgaven er at skabe gensidig forståelse for hinandens lovgivning, organisering og praksisser, fortæller Jan Rix Rasmussen.
Det kan give borgerne en mere positiv oplevelse af kommunens indsatser, da der er skabt en rød tråd i sagsbehandlingen på tværs.
Sofie Rask Eriksen, udviklingskonsulent i Specialenheden
Skaber fælles mening
Både forandringen og forankringen skaber løbende nye samarbejdsrum mellem de to forvaltninger. Og det styrker sammenhængen i borgerforløbene.
– Specialenheden skaber fx fælles mening, når vi i forlængelse af vores oversættelsesarbejde kan sikre fælles arbejdsgange og procedurer, der skaber konsensus om samarbejdet og udstikker de konkrete rammer for tværfagligheden i sagsbehandlingen, forklarer Sofie Rask Eriksen.
Forvaltningerne kobles også tættere via tværgående redskaber og samarbejdsmodeller, som skaber fælles metoder og sprog, som igen er med til at skabe en mere sammenhængende sagsbehandling rundt om borgeren.
– Det kan give borgerne en mere positiv oplevelse af kommunens indsatser, da der er skabt en rød tråd i sagsbehandlingen på tværs. På den måde rykker oversættelsesarbejdet helt ud til borgerne, som oplever, at kommunens indsatser ikke kun er afgrænsede specialindsatser, men at de faktisk supplerer hinanden og hænger sammen i en helhed, siger Sofie Rask Eriksen.
Fra snitflader til samarbejdsrum
Ifølge Nikolaj Hundborg, chefkonsulent i COK og ekspert i sammenhængende borgerforløb, har de to københavnske forvaltninger skabt en fælles kerneopgave.
– Set fra et organisationsperspektiv kan man sige, at de to forvaltninger ledelsesmæssigt, fagligt og kulturelt fokuserer på én fælles kerneopgave – og dermed kommer fra snitflader til samarbejdsrum, hvor borgeren er i centrum. Det fremmer i høj grad tilliden og den aktive kommunikation mellem de fagprofessionelle, som får større viden om hinandens roller og muligheder, siger han.
Det betyder, forklarer han videre, at de fagprofessionelle bedre kan tale om, hvordan de hver især løfter deres del af den fælles målsætning. De borgernære enheder fra de to forvaltninger bidrager hver især med sine specialiserede ydelser og indsatser, uden at borgerne bliver generet af den bagvedliggende koordinering og kommunikation.
Borgeren er målet
Individuel Planlagt Støtte (IPS) er et godt eksempel på, at de to forvaltninger løser en fælles kerneopgave. I Danmark har IPS-metoden været et forskningsprojekt i Odense og København. Den er målrettet psykisk syge borgere og i Københavns Kommune afprøves IPS netop nu overfor borgere med misbrug.
– IPS-metoden hjælper med at afklare den udsatte borgers kompetencer og interesser. Det handler om at give den rette støtte og fx finde det helt rigtige jobmatch. Sagsbehandleren fungerer som bindeled mellem de forskellige enheder og skal sikre, at samarbejdet både med jobcenter og Center for Rusmiddelbehandling hænger sammen. Sagsbehandleren er også mentor for borgeren med fokus på jobafklaring, fortæller Jan Rix Rasmussen.
Uanset hvad borgerens misbrugsstatus er, arbejder sagsbehandleren aktivt med IPS-metoden, så længe borgeren er motiveret for at komme i arbejde eller uddannelse. Arbejdet kan handle om alt fra jobafklaring til at håndtere konkrete vanskeligheder og udfordringer i dagligdagen: at vågne til tiden, tage bussen eller udfylde ansøgninger og skemaer til det offentlige, arbejdsgiver eller koordinere behandling og kurser. Fordi borgerens motivation og ønsker for fremtiden er omdrejningspunktet i IPS-metoden, bliver indsatsen helhedsorienteret og øger chancerne for succes hos borgerne.
Har helhedsorienteret og tværgående perspektiv
Et gennemgående træk ved Specialenhedens arbejde er, at den i afgrænsede projekter forsøger at samle de to forvaltningers faglige perspektiver i ét tværgående og helhedsorienteret til gavn for borgerne.
– Her er en løbende dialog mellem ledere og medarbejdere på tværs af organisering afgørende for, at alle medarbejdere kan løfter en fælles kerneopgave – også for at skabe plads til nye narrativer og feedback, der forbinder mål og visioner med hverdagens udfordringer, forklarer Nikolaj Hundborg.
I både mod- og medvind
En styregruppe med ledere fra både Social- og Beskæftigelses- & Integrationsforvaltningerne beslutter, hvilke områder og problemstillinger Specialenheden skal arbejde med. Men selvom Specialenheden altid har mandat fra sin styregruppe til sine indsatser, så har både Jan Rix Rasmussen og Sofie Rask Eriksen oplevet skepsis og modstand blandt ledere og medarbejdere i de to københavnske forvaltninger.
– Når jeg møder sten på vejen, er det fordi, at medarbejderne forholder sig aktivt til deres arbejde og til, hvordan deres arbejde bliver modtaget af andre. Ofte forsvinder stenene, hvis jeg kan etablere et samarbejde, der respekterer det eksisterende og skaber mere værdi for den enkelte medarbejder, borger og afdeling, siger Jan Rix Rasmussen.
Sofie Rask Eriksen møder også modstand, som overvinder ved at trække på medarbejdernes logikker og sprog.
– Jeg har en fortid som sagsbehandler i Socialforvaltningen og taler derfor medarbejdernes sprog og har derfor en ekstra dimension at trække på. Jeg forstår de fagprofessionelles logikker og taler deres fagsprog. Det er en væsentlig faktor i arbejdet med at optimere det tværfaglige samarbejde mellem forvaltningerne. I arbejdet med at udfordre de monofaglige praksisser er det – udover at opmuntre og motivere – også vigtigt at kunne argumentere fagligt, skabe overblik på tværs og tilføre viden for at kunne gentænke løsningen af kerneopgaven, konstaterer Sofie Rask Eriksen.
Fakta: Om Specialenheden i Købehavns Kommune
- Blev oprettet i 2009 som en fælles enhed mellem Socialforvaltningen (SOF) og Beskæftigelses- & Integrationsforvaltningen (BIF).
Specialenheden varetager opgaver i begge forvaltninger og har for eksempel:
- Udviklet fælles sagsgange mellem enheder med fælles borgere i SOF og BIF.
- Udarbejdet data fra de 2 forvaltninger som viser, hvilke enheder de udsatte borgere har sager i, og hvilke ydelser de udsatte borgere modtager. Det indgår som ledelsesinformation og som redskab til driftsledelse.
- Deltager med projektledelse af tværgående velfærdsanalyser.
- Gennemført et pilotprojekt, hvor 130 misbrugere i behandling har fået flyttet og stabiliseret deres kontaktforløb fra jobcentret til den behandlingsenhed i SOF, som varetager deres misbrugsbehandling.
- Varetager et videokommunikationsprojekt mellem de to forvaltninger.
- Etableret praktikordninger mellem de to forvaltninger, sådan at medarbejderne kan komme i praktik og få en større indsigt i og forståelse for den anden forvaltning.
Kilde: Specialenheden