I sine 33 år som leder har sekretariatschef Jette Delfs Clausen fra Ringkøbing-Skjern Kommune aldrig oplevet noget vildere end coronakrisen. Men den nødvendige militære præcision i planlægning og kommunikation passer hendes sans for deltaljer godt, og hun ville ikke have været den ledelsesmæssige læring foruden.
Af journalist Tina Juul Rasmussen
Koordinering, kommunikation og koden til rådhusdøren.
De tre k’er illustrerer i stort og småt, hvad Jette Delfs Clausen, sekretariatschef i Viden & Strategi i Ringkøbing-Skjern Kommune, har skulle håndtere under coronakrisen – ikke bare i sin egen afdeling på rådhuset, men også på tværs af alle administrative huse i kommunen som medlem af genåbningsteamets styregruppe, den lokale genåbningsgruppe på rådhuset samt et hygiejnenetværk på tværs af de administrative arbejdspladser.
– Det er en kæmpe logistisk og ledelsesmæssig personaleopgave, vi står med. Vi har vanvittig travlt med at forberede genåbningen, og det hele sker lige nu, fortæller Jette Delfs Clausen.
Alene opgaven med at koordinere og kommunikere den nødvendige information til alle medarbejdere kræver mere end hår på brystet.
– For vi åbner først, når vi er fuldstændig klar med procedurer for afstande, rengøring to gange om dagen, plexiglasplader ved bordene osv. Det handler om at gøre folk trygge ved at vende tilbage. Vi har lavet et helt hæfte med råd og retningslinjer, skabeloner man kan gå frem efter, opmærksomhedspunkter, information om risikogrupper, så den enkelte er klædt på ift. både sig selv og nære pårørende osv. Og jeg har opfordret andre leder til at tage en snak med sine medarbejdere om, hvorvidt de er trygge ved at vende tilbage til arbejdspladsen.
”Det duer jo ikke”
Her kommer koden til døren ind i billedet. For at møde på arbejde på rådhuset skal medarbejderne trykke en kode på et lille tastatur. Og det duer jo ikke, som Jette Delfs Clausen udtrykker det, hvis alle skal røre ved det med deres fingre.
– Det er sådan et helt lavpraktisk problem. Skal vi så have standere med sprit stående udenfor, eller kan vi finde en løsning til at lukke sig ind ved kun at få aflæst sit medarbejderkort? Sådan har vi været rundt om meget – og der kan være meget andet, vi ikke har tænkt på endnu.
Men faktisk er Jette Delfs Clausen kendt for sin næsten militaristiske sans for deltaljer og overblik, og derfor er hun også indlemmet i både tværgående ’corona-funktioner’ og indkøb af værnemidler og rengøringsprodukter til alle, fordi hun i forvejen stod for alt udbudsmateriale.
– Man siger jo, at ’djævlen ligger gemt i detaljen’, og det kan jeg godt lide. Så da daginstitutioner og skoler skulle åbne og havde svært ved skaffe værnemidler og rengøringsprodukter, kunne jeg ikke holde det ud – og tog opgaven sammen med det sundhedsfaglige personale.
Alle er jo blevet bragt ud af deres komfortzone, men har samtidig skulle agere. Så det har været en lærerig periode, jeg ikke ville have været foruden på den måde.
I tæt kontakt med medarbejderne
Bunken af ekstra corona-arbejdsopgaver har dog ikke afholdt Jette Delfs Clausen fra samtidig at holde en tæt kontakt med sine medarbejdere i sekretariatet.
– Jeg taler med dem alle sammen hver uge og skriver et info-brev hver fredag, som også rummer mine egne tanker om det at vende tilbage med alle de hensyn, vi skal tage til hinanden. Jeg har også aftalt en individuel snak med alle, fordi det er forskelligt, hvordan man har det med at skulle vende tilbage.
– De fleste vil gerne, de savner den sociale kontakt med kollegaerne og den hurtige sparring. Det er bare ikke det samme på telefon eller videomøde. Vores teams fungerer heller ikke, hvis en enkelt sidder hjemme, fordi vi arbejder i siloer, og derfor er det vigtigt, at de taler sammen og melder ens ud.
Fornemmer Jette Delfs Clausen, at nogen er decideret utrygge, får de lov at blive hjemme til en start.
– Men det kan de selvfølgelig ikke i længden. Så nu starter vi og kommer over den første, hektiske tid, og så kan folk stille og roligt begynde at møde ind. For mig er den vigtigste opgave at vise, at jeg har ro på, at jeg er der, hvis de har brug for mig og støtte dem i at holde liv i kollegaskabet, foreløbig virtuelt med kaffemøder, vittigheder der rundsendes og snak om, hvordan det går – også uden at jeg er med. Og vi fortsætter med virtuelle møder, indtil alle er tilbage for at få alle med.
Alle har været ude af komfortzonen
Så bortset fra, at coronakrisen har bibragt bunker af ekstra arbejde, utryghed hos nogle medarbejdere og en stor indsats for at holde personaleledelsen nærværende trods afstanden, oplever Jette Delfs Clausen tiden indtil nu som interessant og lærerig.
– Det bliver da vildt spændende med genåbningen. Og det har været lærerigt at observere, hvor hurtigt ting pludselig kan lade sig gøre. Noget, man normalt skulle have en uge til at læse igennem i MED-udvalg og direktion, går lynhurtigt.
Har du nogensinde prøvet noget lignende i dine 33 år som leder?
– Nej! Vi har selvfølgelig haft alvorlige økonomiske kriser med nedskæringer osv., men aldrig noget så omfattende og vildt som det her. Alle er jo blevet bragt ud af deres komfortzone, men har samtidig skulle agere. Så det har været en lærerig periode, jeg ikke ville have været foruden på den måde. Det har givet mig en ekstra ballast som leder, fordi det er så kompliceret en sag og hele spektret kommer i spil – både regler, procedurer og følelser.