Nyudviklet teori fra forskningschef Anders Trillingsgaard vil gøre det nemmere at være chef. Mantraet er ’professionel forsimpling’.
Af journalist Ulla Bechsgaard // ulla.bec@gmail.com
Chefer går tit fra et chefmøde med endnu flere opgaver, end de kom ind med, og de fortolker mødets beslutninger frit og forskelligt. De løser også tit nye fælles opgaver på hver sin måde.
Det er ineffektivt, mener forskningschef, psykolog og ph.d. Anders Trillingsgaard. Han vil have ledere til at bruge ledergruppen som et stærkt, fælles afsæt til dét, han kalder ’professionel forsimpling’. Ledergruppen skal forvandles fra at dræne til at forøge ledernes energi.
Anders Trillingsgaard har netop udgivet bogen Ledelsesteamet gentænkt – sådan skaber I kurs, koordinering og commitment. Hans pointe er, at ledergrupper alt for ofte ikke producerer de resultater, de kunne – hverken for lederne selv eller for organisationen. Derfor skal der gøres op med gamle, individualiserede måder at lede på. En ledergruppe bør have fælles ambitioner, effektiv koordinering og større engagement, argumenterer Anders Trillingsgaard, som har udviklet en række greb til, hvordan den transformation kan lykkes, henvendt til ledere og chefer på alle niveauer i en organisation.
Den nødvendige forsimpling
Hans helt overordnede budskab er, at ledere er nødt til at forsimple på en række områder. Den offentlige dagsorden er meget kompleks med modstridende forventninger og høje krav, bl.a. til rapportering. Forsimpling vil gøre det nemmere for medarbejderne at tage et større ansvar.
– Vi har en dyr arbejdskraft og forventer, at medarbejderne i stort omfang kan lede sig selv. Det kan de også, men lederne er ansvarlige for at skabe nogle ‘mentale støttepiller’. At forsimple over for medarbejderne, hvilken retning vi skal i, og hvorfor og hvordan vi kommer det, er ledernes fælles opgave, understreger Anders Trillingsgaard og forklarer, at ordet ’forsimpling’ er valgt for at gøre det tydeligt, at reduktion af kompleksitet har en pris.
– Organisationen er stadig kompleks, så ordet forsimpling signalerer, at vi godt ved, at vi ikke kan få kompleksiteten til at forsvinde. Den vil kun blive større i de kommende år. Vi laver en forsimpling, så vi bedre kan handle; og vi bliver enige i ledergruppen, så vi ikke vælger hver vores forsimpling til frustration for medarbejderne.
Nyt syn på hovedopgaven
Den gamle tankemåde om, at ’medarbejder er medarbejder, leder er leder’, har vi for længst gjort op med, mener Anders Trillingsgaard. I dag tager de fleste medarbejdere et stort ansvar, og dét, de gør, ville man tidligere i stor udstrækning have betragtet som ledelse. Det handler bl.a. om faglig udvikling, en lang række beslutninger og overvågning af sig selv og hinanden i teams.
– Bevægelsen med selv at træffe beslutninger er allerede i gang og vil bare vokse i fremtiden. Lederne skal så til gengæld levere dét, medarbejderne har brug for: retning, energi og en klar strategi. Lederne skal producere fælles kurs, koordinering og commitment, siger Anders Trillingsgaard, som mener, at der er brug for et nyt syn på chefgruppen og på chefernes fælles hovedopgave.
– Vi har brug for en helt andet måde at forstå ledelse på. Der er ledelse til stede, når vi har fælles kurs, velfungerende koordinering og højt commitment. Det nye er, at det ikke er den enkelte chef, men chef- eller ledergruppen, der i fællesskab former det. Selvfølgelig skal chefen for en myndighedsafdeling og it-chefen udmønte kursen forskelligt, men der er en fælles retning; og hvor der er samarbejdsflader, er det rigtig vigtigt at have skabt enkle, fælles forståelser.
Lederens hovedopgave handler derfor nu om at forsimple, og det kalder på en anderledes type ledere, som er mere tværgående, har en koordinerende rolle og hele tiden har fokus på den bedst mulige forsimpling. En ny og krævende rolle, hvor evnen til at facilitere er central.
– Vi taler om en ny generation af ledere, som ikke er bange for at skrive på tavler. Engang var internettet sjældent, nu er det i alt. Engang kunne ledere ikke facilitere et gruppearbejde. Det skal de kunne i dag – ikke nødvendigvis topchefen, men en af de andre i ledergruppen skal kunne. Formålet er at udvikle tydelige mål, systemer og mening, som gør det nemmere for medarbejderne at tage ansvar, forklarer Anders Trillingsgaard.
Det er først, når folk faktisk bevæger sig koordineret, at man kan tale om ledelse.
Anders Trillingsgaard
Tre nøgleord styrer forsimplingen
Med forsimpling som hovedopgaven præsenteres her nøgleord for de tre områder: kurs, koordinering og commitment:
1) Forsimpling af kurs går ud på at skabe et fælles billede af den situation, vi står i. Når ledergruppen har skabt det, skal gruppen få en fælles forståelse af billedet og beslutte, hvor der skal sættes ind.
2) Forsimpling af koordinering foregår typisk ved, at man beslutter, hvilke møderækker man skal have, hvilke grupper der skal sættes sammen, og hvem der skal møde hvem. Man skal sikre, at projektledere har ansvar og beføjelser også på tværs i organisationen.
3) Forsimpling af commitment inspirerer til historiefortælling: Hvordan kan ledergruppen fortælle de gode historier, gerne med et slogan, fx om en fusion, som giver mening for medarbejderne? Her er commitment vigtigt – uden det sker der ikke noget.
Mere end strategi og værdier
Med andre ord er det ikke nok at formulere strategi eller værdier og lægge det på hjemmesiden og kalde det ledelse, pointerer Anders Trillingsgaard.
– Det er først, når folk faktisk bevæger sig koordineret, at man kan tale om ledelse. Når ledergruppen sammen med medarbejderne producerer fælles kurs, koordinering og commitment og derigennem skaber resultater, så er det ledelse.
Efter hans mening er alt for mange ledergrupper ambitiøse på forkerte områder. De laver en god strategi, men får ikke skabt den fælles kurs og får ikke medarbejderne med. Guleroden ved at gentænke ledelsesteamet og skabe kurs, koordinering og commitment er, at det bliver nemmere for medarbejderne og lederne at tage et større ansvar uden at gå ned med stress.
– Det er ikke arbejdsmængden, som stresser. Folk går ned med stress på grund af frygt, forvirring og dilemmaer, de ikke kan løse, siger Anders Trillingsgaard.
Fakta: Hovedopgaven i fokus
Væksthus for Ledelse sætter i en ny artikelserie fokus på de offentlige chefers rolle i at tydeliggøre og fastholde organisationens hovedopgave, mission eller formål. Anders Trillingsgaards artikel ”Chefens nye kerneopgave: professionel forsimpling” er nummer to i denne serie, som senere vil blive fulgt op med dialogmøder og andre formidlingsaktiviteter. Artiklerne finder du her: www.lederweb.dk/hovedopgaven
Leder Vivian Elkjær:
Vi effektiviserer hele tiden
I en tid med konstant fokus på effektiviseringer ser bocenterchef Vivian Elkjær det at skabe mening for medarbejderne som en af sine vigtigste ledelsesopgaver.
Af journalist Ulla Bechsgaard // ulla.bec@gmail.com
Cheferne i socialforvaltningen i Aarhus Kommune arbejder dybt seriøst med at skabe mening for medarbejderne, men det er bestemt ikke altid nemt at forklare, hvorfor der skal effektiviseres.
Det fortæller bocenterchef Vivian Elkjær, som leder seks botilbud og ét aktivitetscenter på handicapområdet i det nordlige Aarhus; hun er overordnet chef for cirka 130 medarbejdere, og hendes område vokser. Alene i år udvides med 12 pladser og i 2016 med yderligere 36.
– Vi skal yde mere for mindre. Vi står konstant i omorganisering og effektivisering. Kompleksiteten vokser, og vi har vanvittigt travlt. Det er stordrift det her, siger Vivian Elkjær og pointerer, at det er et vilkår, alle må acceptere. Men hun er også opmærksom på, at uanset hvor travlt man har, skal arbejdet give mening for den enkelte. Ellers engagerer man sig ikke.
Vi har ret til fortolkning
Vivian Elkjær kender psykolog og forskningschef Anders Trillingsgaards teori om professionel forsimpling og mener, at chefgrupper, som den, hun selv er en del af, kan bruge hans ideer til at producere bedre resultater for hele organisationen. Når hun skal skabe mening for sine medarbejdere, skal hun gøre det gennem andre ledere – som chef for seks afdelingsledere og med otte tværgående, ligestillede chefkolleger.
– Vi gør meget ud af ledelse i centerchefgruppen. Vi tager temaer op og diskuterer forskellige ledelsesteorier, fx Leadership Pipeline, og vi arbejder med værdisæt og fælles vision for, hvor vi skal hen, siger Vivian Elkjær.
Men hun mener også, at hendes chefgruppe i højere grad kunne diskutere, hvad kerneopgaven er, og hvordan chefgruppen bedre kan skabe fælles kurs, koordinering og commitment.
Chefer omsætter tit visionen vidt forskelligt, men nogle gange er det okay, fordi konteksten er forskellig. Vi har en fortolkningsret.
Vivan Elkjær
– Vi kan i hvert fald blive mere bevidste om vores valg. Det er nok rigtigt, som Anders Trillingsgaard siger, at chefer tit omsætter visionen vidt forskelligt, men nogle gange er det okay, fordi konteksten er forskellig. Vi har en fortolkningsret, præciserer Vivian Elkjær og tilføjer:
– Hans ideer lyder i hvert fald gode på papiret, men tid og ressourcer er altid en udfordring for os. Det er dog klart, at der er forskel på at slingre ud ad en bugtende vej, hvor der kan gøres svinkeærinder, og så gå ud ad en lige vej. Den bugtende vej tager længere tid. Selv om man nok når til det samme resultat, kan det formentlig være en god ide at tage den lige vej, som er hurtigere.