Undgå plenumdøden: Hold meningsfulde møder

Vil du hellere sidde halvanden time i kø på motorvejen end spilde tid på et ufrugtbart møde, hvor plenumdøden indtræffer endnu en gang? Sådan behøver du ikke have det. Læs her, hvordan du gør dine møder meningsfulde og effektive.

Af Martin Stöwer

Gode møder handler om at gå fra ledelse af en dagsorden til at facilitere en refleksion. Fra at tage en beslutning til at tage en kvalificeret beslutning. For faggrupper som vores, der betjener sig af mange ord, kræver det en dygtig mødefacilitator. Her er fire principper, som virker for mig:

  1. Sig, hvad du forventer af mødedeltagerne. Lav få og simple aftaler om, hvilken mødekultur I ønsker, fx:
  • Kaffen er hældt op, og vi har snakket af, når mødet begynder kl. otte.
  • Mobilen er på lydløs og lagt væk, medmindre man har sagt, man venter et opkald.
  • Punkter til dagsordenen aftales i begyndelsen af mødet.
  • Vi vurderer ikke hinandens indlæg undervejs.
  • Vi er tro mod de fælles beslutninger, der bliver truffet på mødet.
  1. Følg mødemodellen: beskrivelse – analyse – indsats, som egner sig til møder, der kræver refleksion om en problemstilling:

Beskrivelsen skal være kort og nøgtern: Hvad er udfordringen, hvad er omstændighederne, og hvad vil jeg gerne have input til?

Analysen består af refleksioner, hypoteser, nysgerrighed og nye vinkler. Og den skal være længere og helst udføres af alle andre end den, der bringer et problem til torvs.

Indsats er beslutningen om, hvad man skal gøre. Den er kort og giver ofte sig selv på baggrund af en grundig analyse.

Pointen med modellen er at flytte tidsforbruget fra lange, subjektive beskrivelser af en problematik til at lade flere komme til orde i en analyse. Man begynder lineært (beskrivelse), fortsætter cirkulært (analyse) og slutter lineært (indsats). Effekten er, at beslutningen tages på et mere reflekteret niveau, og processen tager ikke længere tid end ellers.

  1. Kend dine typer og undgå plenumdøden
    Plenumdøden skyldes ikke stilhed, men indtræffer, når de samme byder ind hver gang. Derfor skal du kende dine mødedeltagere. Der findes dem, som rækker hånden op, før spørgsmålet er stillet til ende. De kan tænke og tale på samme tid – de reflekterer udenpå. Så er der dem, der lige har behov for at vende skråen og formulere pointen i hovedet først – de reflekterer indenad. Det er helt i orden at springe de udadvendte over indimellem; det går de ikke i stykker af. En nem øvelse er at give et minuts refleksionstid til alle, inden man åbner talerækken.

Som mødefacilitator skal du turde tage et opgør med den traditionelle talerække. Det kræver, at du er tydelig om, at det ikke automatisk er nogens tur, fordi de rækker hånden op. Vær også opmærksom på, at tre fra det samme team ikke nødvendigvis skal tale i træk. De har ofte samme udgangspunkter og forforståelser, som kan låse diskussionen fast.

  1. Pas på konsensustyranniet
    Man skal ikke vurdere de andres refleksioner, hverken som facilitator eller mødedeltager. Det gælder både kritik og ros. Ros er præstationsbetinget, og hvis vi skal være dommere over hinandens præstationer, bliver det hæmmende for den frie refleksion og anderledes synspunkter. Når seks kolleger nikker og siger et anerkendende ’mmm’ til en refleksion, indtræder konsensustyranniet, hvor ingen har lyst til at være uenig. Det gælder både ordene, der bliver sagt, og stemningen i rummet, gestik og mimik. Tal om det, inden I holder mødet og følg op, når det bliver brudt.