Sådan får du løst de kedelige opgaver

Har du så svært ved at komme i gang med de kedelige arbejdsopgaver, at du hele tiden udskyder dem med dårlig samvittighed? Så kan det være en fordel at lære dit dominerende præstationsmønster at kende og lære at tage højde for fx overspringshandlinger.

Af journalist Annette Aggerbeck//ann.agg@mail.dk

Synes du rutine- og driftsopgaver er kedelige, men elsker, når du i 11. time knokler med at få lagt sidste hånd på præsentationen af en ny idé …?

Det er forskelligt, hvilke opgaver man opfatter som kedelige. Nogle synes, at rutine- eller driftsopgaver er kedelige, andre elsker dem. Uanset hvilke opgaver, du anser for spændende eller kedelige, hænger det sammen med dit præstationsmønster.

Ifølge forandringskonsulent Ann C. Schødt, der står bag virksomheden Potentialefabrikken.dk, der bl.a. rådgiver ledere, har vi hver især ét dominerende i alt tre præstationsmønstre. Vi bruger det foretrukne præstationsmønster og støtter os til det mønster, vi har næstmest af.

Det stabile præstationsmønster

Ledere med et stabilt præstationsmønster har ingen problemer med at få overstået kedelige opgaver. De er meget ansvarsfulde og pligtopfyldende, tyer ikke til overspringshandlinger for at undgå de kedelige opgaver, men får dem løst. De kan derimod undre sig over, at andre ikke også bare gør det samme. Præstationsmønstre handler meget om energi.

– At have et stabilt præstationsmønster handler om, at man går til sine arbejdsopgaver med en stabil energi, uanset om de er spændende eller ej. Nogle ledere har et konstant højt energiniveau og får rigtig meget fra hånden. Andre har et lidt lavere stabilt energiniveau og får alligevel leveret det, der forventes af dem, siger Ann C. Schødt.

Lederen med det stabile præstationsmønster går meget op i at kunne planlægge og fordele sine arbejdsopgaver jævnt over dagen og ugen. Daglige ritualer som at lytte til lidt musik eller drikke en kop kaffe, mens man udfører kedelige opgaver, kan lette arbejdet. Udfordringen er de uforudsete opgaver, der vælter lederens omhyggelige planlægning.

– Ved uforudsete opgaver kan det hjælpe at blive ved med at holde fast i de daglige rutiner for at få løst de kedelige opgaver. Men det kan være svært for disse ledere at prioritere opgaverne, fordi de føler sig forpligtede til at løse dem alle med lige høj kvalitet, og det bliver svært, når planlægningen går fløjten. Det kan derfor også være en god idé at tale med sin chef for at få hjælp til at prioritere, især fordi det er ekstra vigtigt for ledere med et stabilt præstationsmønster at vide præcist, hvad der forventes af dem, da de så bedre kan planlægge, siger Ann C. Schødt.

Man kan lige så godt acceptere, at man er, som man er, og så få det bedste ud af det ved at lære sig nogle måder at få overstået de kedelige arbejdsopgaver på.
Ann C. Schødt

Det svingende præstationsmønster

Når man har et svingende præstationsmønster, kommer energien i bølger. Man har tendens til at udskyde de opgaver, man synes er kedelige, for i stedet at vælge de mere spændende opgaver og dem, der haster. Man bliver ved med at udskyde, indtil de kedelige opgaver ikke kan vente længere.

– Ledere med et svingende mønster præsterer bedst og helst under pres. Det er også her, de har mest energi til de kedelige opgaver. De er drevet af konkurrencementalitet – det gælder, uanset om de konkurrer med andre eller sig selv. De kan lide at vise, hvad de kan, og får et kick af at være under pres, siger Ann C. Schødt.

Hvis der sker forandringer i organisationen, eller der opstår uforudsete opgaver, er det en kærkommen udfordring, for så sker der noget, hvor de kan vise, hvad de duer til. De har ofte en meget fyldt indbakke i mailsystemet, for de er bedst til at forholde sig til det, som haster. Hvis de ikke har fået en deadline, tror de ikke, opgaven er vigtig og nedprioriterer den.

For at få løst kedelige opgaver anbefaler Ann C. Schødt, at man giver sig selv en deadline, som gerne må have en kort frist.

– Sæt dig et kortsigtet og konkret mål – vælg et konkret tidspunkt, og hvor lang tid opgaven må tage. Konkurrer med dig selv ved at sætte et stopur, og se hvor hurtigt du kan gøre det, og om du kan overgå dig selv. Den måde at udfordre sig selv på appellerer til lederen med det svingende præstationsmønster, der elsker at konkurrere. Det kan være et drive for hende at finde ud af, hvordan hun kan løse de kedelige opgaver smartere, hurtigere, nemmere og se om hun kan sætte dem i system.

Ann C. Schødt foreslår også, at man involverer en assistent eller en medarbejder med et stabilt præstationsmønster, fordi vedkommende er realistisk i forhold til at få lavet tingene i god tid. Man kan så aftale med vedkommende, at man skal være færdig til et bestemt tidspunkt, så man ikke bare kan udskyde det, når der kommer en hasteopgave, der virker sjovere.

Test: Hvad er dit præstationsmønster? Du kan får klarhed over dit præstationsmønster ved at teste dig selv her

Det springvise præstationsmønster

Det er passion, entusiasme, mening og oplevelsen af et højere formål, der driver ledere med et springvist præstationsmønster. Ofte kan drifts- og rutineopgaver være vanskelige at komme i gang med, fordi de kan virke meningsløse. Med et springvist præstationsmønster er man enten tændt eller slukket, når det gælder energi. Hvis man er helt slukket for energi, kan det være meget svært at få sparket sig selv i gang, og derfor finder man ofte på alverdens overspringshandlinger og får dårlig samvittighed bagefter.

– Den helt store udfordring er overspringshandlingerne, fordi det er så svært at komme i flow. Måden at komme i flow på afhænger af, hvad du har af nummer to præstationsmønster – hvis du også har træk fra det stabile præstationsmønster, kan du bruge ritualer som afsæt til at komme op i tempo og ind i et flow.

Er dit andet mønster i stedet er det svingende præstationsmønster, kan du sige til dig selv, at du nu vil starte med to små hasteopgaver for at tænde din energi, og så kan du tage de mere kedelige opgaver, når du har været i flow og trænger til en pause, anbefaler Ann. C. Schødt.

– Du kan også snyde dig selv ved at sige: ”Jeg går ikke rigtig i gang, jeg åbner bare lige det her dokument, og så udfylder jeg lige det her og…” Før du ved af det, er du i gang. Det handler om at ændre din tilgang til opgaven, siger hun og peger på, at med et springvist præstationsmønster skal man være opmærksom på ikke at brænde sit lys i begge ender.

– Man er meget tændt på de meningsfulde opgaver – og nogle gange så tændt, at man udmatter sig selv totalt. Derfor kan det være fint at slappe af med de kedelige opgaver, især når man er kørt fast og trænger til et afbræk.

Accepter dit præstationsmønster

Ann C. Schødt anbefaler, at man eksperimenterer med forskellige metoder, der kan skabe energi til at få løst de opgaver, der opfattes som kedelige. For nogle kan de kedelige rutineopgaver fungere som opvarmning til at komme i flow. For andre kan det virke godt at samle de kedelige opgaver og så tage hele bunken en morgen eller en eftermiddag, hvor man er i humør til det.

Uanset hvilket præstationsmønster man har, understreger Ann C. Schødt, at det er vigtigt, at man accepterer sig selv, som man er.

– Vores præstationsmønstre udvikles tidligt i livet, så det er svært at lave om på. Man kan lige så godt acceptere, at man er, som man er, og så få det bedste ud af det ved at lære sig nogle måder at få overstået de kedelige arbejdsopgaver på.

Sådan kan du bevare fokus

Pernille Garde Abildgaard er kommunikation- og presserådgiver og forfatter til bogen Fokus giver frihed – gode råd om arbejdsmetoder i en verden fuld af forstyrrelser.

Hun har flere gode råd til, hvordan man kan bevare sit fokus, når man arbejder med kedelige opgaver. Hendes første råd er at blive bevidst om, hvornår på dagen man arbejder bedst. Vi er nemlig ikke lige effektive hele arbejdsdagen, og de fleste arbejder bedst om formiddagen. Planlæg din arbejdsdag på forhånd og læg de sværeste og kedeligste opgaver på det tidspunkt af dagen, hvor du arbejder mest effektivt. Mails og møder, som kræver mindre af dig, kan du lægge om eftermiddagen, hvis du arbejder bedst om formiddagen. Hun har også disse gode råd til at blive mere effektiv:

  • Inddel din dag i tidszoner, når du planlægger. Afsæt fx 25 minutter kun til e-mails. Besvar de e-mails, som du hurtigt kan besvare. E-mails, der kræver mere tid, overføres til en opgaveliste. Dem, du ikke når i løbet af den afsatte tid, må du tage i din næste e-mailzone.
  • Løs én opgave ad gangen. Vi arbejder mindre fokuseret og laver flere fejl, når vi prøver at løse flere opgaver samtidig.
  • Forstyrrelser ødelægger fokus, så find en måde at fortælle dine medarbejdere på, at du ikke vil forstyrres. Når først de banker på din dør for at tale med dig, er du allerede blevet forstyrret. Så måske kan I indføre et rødt lys, der er tændt, når du har brug for at arbejde uforstyrret. Det fortæller dine medarbejdere, at du ikke vil forstyrres.
  • Sørg for faste rutiner, før du går i gang med en opgave, så hjernen ved, hvad den skal.
  • Hold pauser – arbejd fx intensivt uden forstyrrelser i 25 minutter og hold så pause, hvor du laver noget helt andet i 5 minutter. Bevæg dig gerne.