De digitale veje til job skal fortsat udvikles som følge af reformen på beskæftigelsesområdet. Prøvehandlinger og erfaringer med digitale jobværktøjer i flere kommuner er gengivet i to nye Fremfærd-publikationer, som bl.a. Greve og Slagelse Kommuner har bidraget til. Og som kræver nye kompetencer hos både ledere og medarbejdere, fortæller to ledere herfra.
Af journalist Tina Juul Rasmussen // tina@juul-kommunikation.com
Foto: Bettine Romme Andersen
Ledere og chefer på beskæftigelsesområdet skal være udstyret med en helt særlig tålmodighed. Siden regeringen tilbage i 2022 bebudede, at jobcentrene skulle lukkes, og området skæres med tre mia. kroner, har kommunerne ventet. Og ventet.
På reformen, på mere konkrete meldinger om hvad, hvordan og hvorfor. Nu er aftaleteksten bag reformen på plads, mens lovteksten stadig ligger på juristernes bord i ministeriet. Dog står det klart, at den digitale adgang til jobsøgning, samtaler og mange andre løsninger i beskæftigelsesindsatsen fortsat skal udvikles og udbygges, så fleksibilitet og individuelle hensyn til de ledige borgere får endnu bedre plads.
Digitale veje til job
Og netop disse Digitale veje til job har været omdrejningspunktet i et stort Fremfærd-projekt (se faktaboks), som Nanna Nørlem Dam og Troels van Dijk begge har bidraget til. Kort fortalt har ca. 70 ledere og medarbejdere fra 15 kommuner i et år deltaget i temadage og webinarer for at få inspiration til og dele erfaringer og viden om at bruge virtuelle samtaler og borgervendte digitale løsninger i jobindsatsen. Og med god grund, mener Troels van Dijk, der deltog i projektet som daværende afdelingsleder i Slagelse Kommunes jobcenter. Han er siden skiftet til stillingen som centerchef for beskæftigelse i Faxe Kommune.
– Det virker jo som den sidste velfærdsbastion, der ikke er faldet i digitaliseringen. Der er noget i paradigmerne og logikkerne på området, som siger, at vi skal sidde over for hinanden og tale job, mens selv psykiatere kan lave digitale konsultationer, siger Troels van Dijk, som hilser den fortsatte digitalisering af indsatsen mere end velkommen. Den vil, mener han, alt andet lige give et mere effektivt system.
– Fremfærd-projektet gav os et blik på os selv indefra og ind og viste, hvor meget spildtid, vi har med at booke mødelokaler, i transitionen fra lokale til lokale, tid til kalenderkoordinering osv. Der er meget vundet ved bare at tage
telefonen eller mødes på skærmen. Mit bidrag var at sige: ”Hvad sker der, hvis vi giver borgerne lov til selv at vælge, hvilken type samtale de vil have?”. I vores forsøg betød det en stigning fra, at 10 % af samtalerne blev holdt pr. telefon til 75%. Det viste sig at spare rigtig meget tid – både for os og for borgerne.
Det virker jo som den sidste velfærdsbastion, der ikke er faldet i digitaliseringen. Der er noget i paradigmerne og logikkerne på området, som siger, at vi skal sidde over for hinanden og tale job, mens selv psykiatere kan lave digitale konsultationer.
Væk fra leverpostej-tankegangen
I praksis, forklarer Troels van Dijk, betød det, at medarbejderne kunne arbejde langt mere fleksibelt og fx sidde hjemme en hel dag og lave opfølgninger på samtalerne, fordi der blev frigivet tid.
– De fik langt mere fra hånden. Og som chef holdt jeg jo øje med, hvad effekten var. Mit område var sygedagpenge, og her fik vi bragt Slagelse helt op i STAR’s benchmark i forhold til, hvor mange vi fik tilbage i arbejde, fortæller han.
For borgerne betød det valgfriheden i samtaleformen en langt større tilfredshed med jobcentret.
– Når man er sygemeldt, kan det være meget krævende at skulle møde
fysisk op på jobcentret. Det kan opleves som en stor indgriben i ens liv. Selvfølgelig skal der være plads til fysiske samtaler, når det er påkrævet, men hvis der er tale om en kort opfølgning, som kan klares på 15 minutter i telefonen
eller på skærmen, er der jo ingen grund til at booke et mødelokale og sætte 45 minutter af, som vi ellers plejede at gøre. Så det var også en kæmpe gevinst for borgerne.
Udfordringerne, oplever han, ligger først og fremmest hos ledere og medarbejdere selv.
– Jeg køber ikke præmissen om, at borgerne ikke er klar til det. Borgere er jo digitaliserede i alle andre aspekter i deres liv. Hvis de kan navigere i MitID, netbank og streamingtjenester, kan de også selvbooke en samtale med os eller finde rundt i en online jobsøgningsportal. Jeg mener, det handler om, at vi som system skal slippe kontrollen. Vi skal udnytte frisættelsesdagsordenen til at gøre op med leverpostejsfortællingen om, at alle skal have det samme, og at fysiske møder er de bedste. Der skal være valgfrihed – vi skal være hybride. Det kan også hjælpe os med at komme i mål med besparelsen.
Vi oplever jo også, at omverdenen stiller krav om, at vi er digitale. Fx bliver virksomhederne, vi samarbejder med, stadig mere digitale og forventer det samme af os. Så det er også en måde at fremtidssikre os på som kommune og gøre os attraktiv som arbejdsplads.
Taler alle fire apps sammen?
I Greve Kommune var det også de digitale samtaler, som blev afprøvet i Fremfærd-projektet, fortæller Nanna Nørlem Dam, der i øvrigt er enig med Troels van Dijk i potentialet.
– Projektet fik vores øjne op for, at digitaliseringen af området hænger tæt sammen med, om kommunen har en
digital strategi. Taler systemerne sammen, hænger den app sammen med den app? Især for de borgere, mit team har med at gøre, som er langt fra arbejdsmarkedet og ikke er helt så digitale, kan det være svært at skulle navigere rundt mellem fire forskellige apps. Og de kræver også en anden opfølgning mellem samtalerne, som ikke er digital.
Men når det er sagt, er der et stort potentiale for de jobparate, anerkender Nanna Nørlem Dam, i det borgervendte digitale univers med cv-hjælp, jobsøgning, vejledningsmuligheder osv.
– Vi oplever jo også, at omverdenen stiller krav om, at vi er digitale. Fx bliver virksomhederne, vi samarbejder med, stadig mere digitale og forventer det samme af os. Så det er også en måde at fremtidssikre os på som kommune og gøre os attraktiv som arbejdsplads. Vi skal være mere digitale, fordi det giver en større fleksibilitet. I dag har vi en meget enstrenget vej – fra fysisk samtale til fysisk samtale, og her kan digitale værktøjer hjælpe med at få det til at ske, som skal ske mellem samtalerne.
Et arbejde i transition og transformation
Én ting er værktøjer og strategier. En anden menneskene. For hvad kræver det af medarbejderne og deres chefer og ledere at fortsætte den digitale rejse? Det fokus har den ene af de to publikationer, som Fremfærd-projektet er mundet ud i (se boks). Og her er Troels van Dijk og Nanne Nørlem Dam heller ikke uenige: Digitaliseringen forudsætter kompetenceløft og forandringsledelse.
– Det er et arbejde i transition – at gå fra noget til noget andet, fra analog til hybrid. Og i transformation – at
gennemføre forandringen. Som ledere skal vi vise vejen ved at insistere på, at teknologien har en plads i beskæftigelsesindsatsen. Og ved at hjælpe medarbejderne i at omstille det faglige paradigme fra, at det personlige møde
er altafgørende til at være hybridt. Som ledere skal vi kunne holde fast, når modvinden kommer – fra medarbejderne. For det vil den gøre, alene fordi det her lugter af effektivisering for at spare penge. Der skal vi være helt tydelige i vores kommunikation: Hvornår gør vi det her, fordi det er en god idé, og hvornår er det for at spare. Sparedagsordenen vil øge modstanden, siger Troels van Dijk.
Det kræver, pointerer han, at man har styr på sin forandringsledelse: interessenter, kultur og kommunikation.
– Og så holder jeg fast. Roligt og sikkert. Lytter og spørger ind til, hvor modstanden kommer fra, fx frygt for fyring. Modstanden bliver aldrig mindre af, at du lyver. Og sandheden er, at det her går ikke væk, siger han.
Medarbejderne skal på uddannelse
Nanna Nørlem Dam mener, at medarbejderne har brug for et egentligt opkvalificeringsforløb i det digitale univers.
– De skal tages ud af deres hverdag og undervises i det her, for vi taler ikke bare om fire klik i en app. De sidder på et område, som traditionelt har haft mange krav og regler, så der er vaner, som skal brydes, og nyt, som skal
læres. Ikke bare regler, men også ’hvorfor’, ’hvordan’ og ’hvornår’ gør vi hvad. Hvordan følger vi op, hvordan måler vi på tingene osv.
Som leder opfatter Nanna Nørlem Dam sig hverken som superdigital eller det modsatte. For hende handler det mest om at kunne se meningen for at kunne tage alle med på rejsen.
– Jeg synes, at vi har brug for at stå sammen i ledergruppen – om, at det er en fælles beslutning og om, hvorfor vi gør det. Det kræver, at vi sætter tid af til det, at vi ledelsesmæssigt fokuserer på det – og lyser på noget andet i en periode. I dag lyser vi mest på det, vi bliver målt på. Så ja, det er forandringsledelse i en kompleks virkelighed. Vi har lavet en liste over alle de steder, medarbejderne skal ind og gøre noget i de digitale systemer – det er helt vildt. Så det er en stor omstilling, hvor det også handler om at forstå sammenhængene: Hvordan passer det her ind i alt det andet, jeg også gør? Her må vi som ledelse invitere medarbejderne med ind i maskinrummet, så de kan se, hvad vi alle skal lære at gøre anderledes.
Hvilken hjælp er der for andre kommuner at hente i Fremfærd-projektet?
– Det er et fantastisk projekt, fordi det tog fat om processerne. Jeg brugte det selv til at få styr på mit datagrundlag som leder til de objektive argumenter: Virker det her eller ej. Og jeg fik bevis for, at det virker. Gevinsterne er der. Og det kan sættes direkte i drift, siger Troels van Dijk.
– Der er god hjælp at hente både i overordnede refleksioner i projektet og i de konkrete værktøjer og anbefalinger. For det vigtige er jo at komme i gang. Vi skal ikke bruge alt for lang tid på at tale og udtænke strategier. Her kan Fremfærd-projektet hjælpe godt i gang med dets anbefalinger og guider, siger Nanna Nørlem Dam.