Gennem balanced scorecard og back-casting får medarbejderne ved et bocenter i Aarhus Kommune overblik over organisationens vilkår og forstår derfor bedre egne og ledernes funktioner.
Af freelancejournalist Helle Jung//hellejung@mail.dk
”Hvad LAVER I egentlig?”
Det tilbagevendende spørgsmål fik for halvandet år siden bocenterchef Inga Nissen og hendes stedfortræder ved Bocenter Syd i Aarhus Kommune til at gå i gang med at arbejde med balanced scorecard som værktøj til kortlægning af organisationens strategi.
Efter et halvt år studie og afprøvning præsenterede de metoden for de seks mellemledere, der siden har arbejdet med at implementere den blandt de 120 medarbejdere på de i alt 10 fysiske arbejdssteder, bocentret består af.
– Indtil nu har vi overvejende brugt metoden til at styrke ledelsesarbejdet og det pædagogiske fundament. Vi har set på, hvad der påvirker vores arbejdsområde og opgaver udefra – teknologi, økonomi, brugerne og borgernes forventninger, de politiske krav m.m. – og løbende reflekteret over, hvordan vi balancerer de faktorer med vores ressourcer. Det betyder, at der hele tiden laves en time out på de forskellige målområder, hvor vi overvejer og beslutter, hvordan vi kommer videre, forklarer Inga Nissen.
I et andet flow
Konkret udmøntes strategien med afsæt i balanced scorecard, hvorefter forløbet planlægges i back-casting. Her tegnes det ønskede fremtidsscenarie for et indsatsområde, fx at implementere et nyt serviceniveau i løbet af et år. Og den enkelte mellemleder og medarbejderne skuer så ’tilbage’ (back-casting) for at klarlægge, hvad der i mellemtiden skal gøres for at nå målet.
For bocenterchefen var det afgørende at gøre ledelsens opgaver synlige og skabe en gensidig forståelse for hinandens opgaver blandt alle medarbejdere.
– Alle skal tage ejerskab for processen, hvilket værktøjerne understøtter. Medarbejderne arbejder i teams eller enheder på typisk syv-14 medarbejdere, så der kan sagtens være 50 back-castings i gang samtidig.
Løbende orientering mellem alle niveauer er også en nødvendig del af metoden. Og selv om der løbende standses op, tænkes efter og justeres, har metoden ifølge Inga Nissen givet organisationen et andet flow og mere positivt gear.
– Medarbejderne har fået overblik over, indsigt i og indflydelse på, hvad der sker i organisationen, både internt og i forhold til krav og vilkår udefra. På den måde kan den enkelte både overordnet og på detailniveau overskue sin rolle og baggrunden for opgaverne. I stedet for at blive væltet omkuld af de forandringer, der konstant og uundgåeligt sker, er alle nu indstillet på at tænke i og løbende forholde sig til dem.
Strategikort og balanced scorecard bruges ofte i samme betydning. Dog er der en lille teknisk forskel: Strategikortet visualiserer sammenhængene mellem de kritiske succesfaktorer, mens scorecard er de konkrete mål i relation hertil.
Boks:
Sætter kursen med balanced scorecard
Inga Nissen, 57 år, uddannet pædagog i 1976. Har arbejdet med ledelse siden 1988 og indtil Kommunalreformen forstander ved et bosted i Aarhus Amt. Siden januar 2007 centerchef for Bocenter Syd i Aarhus Kommune, et tilbud til borgere med varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne, i både eget hjem og på centrets bosteder.